Organiser un tournoi jeunesse sans perdre le fil
Un tournoi jeunesse se prépare dans un ordre précis : d’abord le terrain et le format, puis les inscriptions, les équipes et l’encadrement. Prévoyez aussi les informations dont les parents auront besoin, notamment l’itinéraire, les contacts et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les équipes, vérifier le matériel et finaliser la météo. Le jour J, gardez du temps pour contrôler le site avant l’arrivée des joueurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
- 2
Réserver les terrains de sport
- 3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Mettre à jour la répartition de l’équipe
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Vérifier les contacts parents
2 personnes
- 11
Organiser les arbitres
2 personnes
- 12
Répartir les accompagnateurs de match
2 personnes
- 13
Convenir du personnel de premiers secours
2 personnes
- 14
Commander les prix
- 15
Établir la liste de courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
- 19
Imprimer les formulaires de match
- 20
Envoyer les confirmations d'équipe
- 21
Envoyer les informations sur l’itinéraire
- 22
Vérifier les prévisions météo
- 23
Préparer le plan météo
2 personnes
Événement
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Contrôler le site
3 personnes
- 26
Installer les aires de compétition
4 personnes
- 27
Installer les buts
4 personnes
- 28
Installer les tables
3 personnes
- 29
Installer les chaises
3 personnes
- 30
Monter la tente
4 personnes
- 31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 32
Installer la table traiteur
3 personnes
- 33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 34
Mettre en place la table des prix
2 personnes
- 35
Vérifier le son
2 personnes
- 36
Répartir le matériel de compétition
3 personnes
- 37
Briefer les arbitres
2 personnes
- 38
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 39
Accueillir les équipes
4 personnes
- 40
Enregistrer la présence
3 personnes
- 41
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
- 42
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
- 43
Encadrer les matchs
8 personnes
- 44
Enregistrer les résultats
2 personnes
- 45
Compléter le matériel de compétition
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
- 48
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Enregistrer les blessures
2 personnes
- 51
Encadrer les finales
6 personnes
- 52
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 53
Remettre les prix
3 personnes
- 54
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes
- 55
Faire le check-out des équipes
3 personnes
Suivi
- 56
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
- 57
Rassembler les gilets
2 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Démonter la tente
4 personnes
- 60
Remettre les terrains en état
4 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 63
Rassembler les déchets
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 66
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Nappesqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Tasses à caféqté 30
- Pichets de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
Matériel de sport
- Football pour jeunesqté 16
- Ballons de matchqté 8
- Cônesqté 80
- Cônes de balisageqté 80
- Objectifs intermédiairesqté 8
- Gants de gardienqté 4
- Chasubles d’équipeqté 80
- Siffletsqté 8
- Chronomètresqté 6
- Panneaux de scoreqté 8
- Ancrages au solqté 16
- Mètres rubansqté 4
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Batteries externesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Bannière du tournoi
- Panneaux indicateursqté 12
- Badges nominatifsqté 150
Éclairage
- Lampes d'extérieurqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Supports de sacs poubelleqté 10
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Lavettesqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez les terrains avant d’ouvrir les inscriptions : le programme dépend du nombre de terrains, de la durée des matchs et des temps de pause. Écrivez les règles et les horaires dans le formulaire d’inscription pour éviter les questions répétées.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi. Il vous restera ainsi le temps de traiter les réponses, de répartir les joueurs par équipe et de vérifier les coordonnées des parents.
- Prévoyez un adulte référent par match et confirmez les arbitres au plus tard 7 jours avant. Préparez aussi les feuilles de match, les chronomètres, les sifflets et les panneaux de score avant le montage.
- Ne commandez pas les récompenses au dernier moment : faites-le dès que le format et le nombre d’équipes sont fixés. Pour les boissons et le repas, rassemblez les besoins alimentaires avant les courses et mettez les boissons au frais la veille.
- Préparez deux scénarios météo : maintien du tournoi et repli ou adaptation. Consultez les prévisions 48 heures avant, puis contrôlez les tentes, les ancrages, les rallonges et l’état du site le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi jeunesse ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les terrains, le format et les règles doivent être fixés avant les inscriptions, puis gardez au moins 7 jours pour confirmer les équipes, les arbitres et le matériel.
- Quand fermer les inscriptions à un tournoi jeunesse ?
- Fermez-les environ 10 jours avant la date du tournoi. Ce délai permet de répartir les joueurs, recueillir les informations alimentaires, vérifier les contacts des parents et envoyer les confirmations d’équipe.
- Combien d’adultes faut-il prévoir pour un tournoi jeunesse ?
- Prévoyez au minimum un arbitre et un accompagnateur par match, ainsi qu’une personne référente pour les premiers secours. Ajoutez un responsable de coordination qui ne soit pas affecté à un match.
- Que faire s’il pleut le jour d’un tournoi jeunesse ?
- Décidez d’un plan météo au plus tard 48 heures avant et communiquez-le aux familles. Le matin du tournoi, contrôlez le terrain, les tentes et les ancrages avant d’ouvrir le site, puis adaptez ou suspendez les matchs si les conditions ne sont pas sûres.
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