Checklist voor een jeugdhockeytoernooi organiseren

Een jeugdhockeytoernooi vraagt vooral om strakke afstemming tussen teams, velden en vrijwilligers. Leg eerst de datum en reserveringen vast, verzamel daarna team- en noodcontacten en maak pas vervolgens het wedstrijdschema. Controleer in de laatste week of alle materialen, medailles, eten en drinken aanwezig zijn. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij: kleedkamers, afval, dieetwensen, route-informatie en een plan voor blessures of slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Deelnemende teams benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reservering velden bevestigen
Reservering kleedkamers bevestigen
Reservering afvalcontainers bevestigen
Informatiebrief versturen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Prijzen en medailles bestellen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling printen
Route naar velden delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bekers en servies tellen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Prijzen inpakken
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Weersverwachting controleren
EHBO-materiaal controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Velden inspecteren
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Wedstrijdvelden markeren
3 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdklokken plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Scheidsrechters ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teamregistratie openen
3 personen
Teambegeleiders ontvangen
2 personen
Toernooiboekjes uitdelen
2 personen
Teams naar velden begeleiden
4 personen
Opening verzorgen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
EHBO verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Finalisten aankondigen
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid en bedankje geven
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
Doelen terugplaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoon achterlaten
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Uitslagen naar teams sturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Tafelkleedjesaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 6
Hockeyballenaantal 30
Reservehockeysticksaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 60
Trainingshesjesaantal 30
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Wedstrijdklokkenaantal 3
Scorebordenaantal 3
Pompaantal 2
Balnettenaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
IJspekelsaantal 4
Dekensaantal 4
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6
Certificatenaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Wedstrijdmappenaantal 8
Nummerstickersaantal 150
Permanentmarkersaantal 12
Rolmaataantal 2
Ducttapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoon
Megafoon
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbord
Prijzentafelkleed

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermosbekersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het wedstrijdschema pas nadat alle teamgegevens gecontroleerd zijn. Noteer per wedstrijd het veld, de starttijd, de scheidsrechter en de rustduur; zo voorkom je dubbele indelingen.
Bevestig de veld- en kleedkamerreservering uiterlijk één week vooraf. Controleer ook of de afvalcontainers geregeld zijn en bepaal waar afzetpalen en afzetlint komen.
Maak per team één informatiebrief met route, meldtijd, kleedkamerindeling, noodnummer en wat spelers zelf meenemen. Verstuur die minimaal vijf dagen voor het toernooi.
Tel bekers, borden en bestek voordat je boodschappen doet. Vul koelboxen pas op de toernooidag en houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon beschikbaar.
Pak prijzen, wedstrijdformulieren, teamindelingen en sportmateriaal in aparte gelabelde bakken. Leg EHBO-koffer, ijspekels en dekens op een vaste plek die alle vrijwilligers kennen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdhockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, deelnemende teams en veldreservering. Regel scheidsrechters, vrijwilligers, kleedkamers en catering uiterlijk 3 weken voor de speeldag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een jeugdhockeytoernooi?: Maak het schema zodra de aanmeldingen gesloten zijn en de teamgegevens gecontroleerd zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Print een definitieve versie uiterlijk 2 dagen voor het toernooi.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeugdhockeytoernooi?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 wedstrijdtafelmedewerker per actief veld, 1 scheidsrechter per wedstrijd en 2 mensen voor ontvangst en catering. Bij meerdere velden heb je per extra veld minstens 2 extra wedstrijdvrijwilligers nodig.
Wat moet er op de informatiebrief voor een jeugdhockeytoernooi staan?: Vermeld route, meldtijd, veld- en kleedkamerinformatie, wedstrijdschema, noodcontact en afspraken over eten en drinken. Verstuur de brief minimaal 5 dagen vooraf en neem dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf mee in de voorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.