Checklist pour organiser un tournoi de hockey junior

Un tournoi de hockey junior demande une coordination précise entre les équipes, les terrains et les bénévoles. Commencez par fixer la date, confirmer les installations et ouvrir les inscriptions, puis construisez le programme avec les arbitres et les responsables de terrain. Les derniers jours servent surtout à vérifier les contacts d’urgence, préparer les documents de match, réunir le matériel et organiser les repas. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape dans le bon ordre, sans attendre la veille pour les éléments difficiles à remplacer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Contacter les équipes participantes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation des terrains
Confirmer la réservation des vestiaires
Confirmer la réservation des bennes à déchets
Envoyer la lettre d'information
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Commander les prix et médailles
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Partager l’itinéraire vers les champs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Compter les gobelets et la vaisselle
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
3 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les chronomètres de compétition
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Accueillir les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
Accueillir les encadrants d’équipe
2 personnes
Distribuer les livrets du tournoi
2 personnes
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Assurer les premiers secours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Dire au revoir et remercier
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Remettre les objectifs en place
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laisser le site propre
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats aux équipes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 10
Poubellesqté 8
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 6
Balles de hockeyqté 30
Bâtons de hockey de rechangeqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Chasubles d’entraînementqté 30
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Pendule de matchqté 3
Panneaux de scoreqté 3
Pompeqté 2
Filets de ballonqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4
Couverturesqté 4
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6
Certificatsqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Dossiers de matchqté 8
Autocollants numérotésqté 150
Marqueurs permanentsqté 12
Mètre rubanqté 2
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth
Micro sans fil
Mégaphone
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Nappe pour table des prix

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Mugs isothermesqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et confirmez les terrains ainsi que les vestiaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour laisser aux équipes le temps de s’inscrire et de s’organiser.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi, puis vérifiez pour chaque équipe le nom du responsable, le nombre de joueurs et un contact d’urgence. Ces informations doivent être accessibles le jour des matchs, même sans connexion internet.
Établissez le programme après le traitement des inscriptions, en tenant compte du nombre de terrains et du temps nécessaire entre deux matchs. Transmettez l’horaire, l’itinéraire et les consignes aux équipes au moins 5 jours à l’avance.
Faites l’inventaire du matériel 2 à 3 jours avant : buts, balles, bâtons de rechange, sifflets, chronomètres, tableaux de score et trousse de premiers secours. Testez aussi la pompe et la pendule de match au lieu du tournoi.
Préparez les gobelets, la vaisselle, les glacières et les thermos la veille, puis emballez les médailles et autres prix dans des sacs séparés. Prévoyez une personne responsable de la remise des prix et une autre pour le réassort des boissons pendant les pauses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de hockey junior ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations de terrains et de vestiaires, les invitations et la répartition des arbitres prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand fermer les inscriptions pour un tournoi de hockey junior ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et établir un programme réaliste.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de hockey junior ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par terrain et 2 à 3 personnes pour l’accueil, les boissons, les repas et la remise des prix. Ajoutez un remplaçant pour les pauses et les imprévus.
Que préparer la veille d’un tournoi de hockey junior ?: Préparez les documents de match, la répartition des équipes, les prix, les glacières et la nourriture la veille. Regroupez également le matériel sportif par terrain afin de réduire l’installation à environ 30 minutes par zone.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.