Checklist voor een goed georganiseerde jeugddienst

Een jeugddienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een spreker. Je regelt ook aanmeldingen, ouderinformatie, techniek, ontvangst, hapjes en een ruimte waarin jongeren makkelijk meedoen. Begin met datum, locatie en thema en werk daarna toe naar een getest programma. In de laatste week controleer je reserveringen, boodschappen en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw: eerst techniek en stoelen, daarna ontvangst, catering en spel- of presentatiemateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en thema vaststellen
3 personen
Spreker en muzikanten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouderinformatie versturen
Programma afdrukken
Muziek en presentaties testen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Incheckbalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsdienst begeleiden
4 personen
Muziek begeleiden
5 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Groepsactiviteiten begeleiden
5 personen
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
Veiligheid tijdens spellen bewaken
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Late snack serveren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordjesaantal 8

Sportmateriaal

Spelkaartenaantal 4
Softballenaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Teamhesjesaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg spreker en muzikanten uiterlijk 6 weken vooraf vast. Vraag meteen naar hun tijden, technische wensen en bestanden voor de presentatie, zodat je geen microfoon of audiokabel op het laatste moment moet regelen.
Verstuur ouderinformatie uiterlijk 10 dagen vooraf en verzamel dieetwensen met de aanmeldingen. Controleer de lijst 3 dagen voor de jeugddienst nogmaals voordat je boodschappen doet en hapjes voorbereidt.
Test muziek, presentaties, laptop, beamer en microfoons minstens 2 dagen vooraf op de locatie. Controleer daarbij ook luidsprekers, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen; een presentatie die thuis werkt, werkt niet altijd op locatie.
Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor de opbouw. Zet eerst tafels en stoelen klaar, richt daarna de ontvangst- en cateringtafel in en test vervolgens het geluid voordat bezoekers binnenkomen.
Koel dranken minimaal 3 uur vooraf en bereid koffie en thee kort voor de start. Leg spelmateriaal en programma's pas klaar nadat de ruimte en techniek gecontroleerd zijn, zodat niets zoekraakt tijdens het opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugddienst organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, thema, spreker en muzikanten. Verstuur uitnodigingen en ouderinformatie daarna op tijd, zodat je aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de dienst kunt verwerken.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jeugddienst versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je nog minimaal 10 dagen over om aanmeldingen, ouderinformatie en dieetwensen te verwerken en de aantallen voor de catering te bepalen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jeugddienst op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, catering, versiering, spelmateriaal en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test van microfoons, muziek en presentatie.
Wanneer test je de techniek voor een jeugddienst?: Doe een eerste test 2 dagen vooraf met laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons. Test op de dag zelf opnieuw zodra alles is opgesteld, bij voorkeur uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.