Jugendgottesdienst organisieren: die praktische Checkliste
Ein Jugendgottesdienst braucht mehr als Thema, Musik und einen Raum. Technik, Einladungen, Elterninformationen, Anmeldungen und Verpflegung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Ort, Programm und Verantwortliche; danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Bestellungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Tests, Aufbau und Getränke. Die vollständige Checkliste mit 54 Aufgaben und 45 benötigten Gegenständen führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Redner und Musiker festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Elterninformationen versenden
Programm drucken
Musik und Präsentationen testen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Spielmaterial bereitlegen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Check-in-Schalter besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsgottesdienst begleiten
4 Personen
Musik begleiten
5 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Gruppenaktivitäten begleiten
5 Personen
Spielmaterial ausgeben
2 Personen
Sicherheit bei Spielen überwachen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten separat ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Später Snack servieren
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
Sportmaterial
- SpielkartenAnz. 4
- SoftbälleAnz. 6
- KegelAnz. 20
- SpringseileAnz. 6
- TeamwestenAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Thema, Ablauf, Redner und Musiker mindestens 4 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Einladungen, Elterninformationen und Präsentationen aufeinander abzustimmen.
- Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin. Plane mindestens 3 Wochen Vorlauf und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Jugendgottesdienst, damit du Ernährungswünsche und Sitzplätze einplanen kannst.
- Teste Tonanlage, Mischpult, Mikrofone, Audiokabel, Laptop, Beamer und Präsentation spätestens am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest ohne alle Geräte findet typische Kabel- oder Kompatibilitätsprobleme oft nicht.
- Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Snacks, Geschirr sowie Kaffee und Tee erst kurz vor dem Empfang bereit. Rechne für das erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzlich Wasser bereit.
- Plane den Aufbau mit mindestens 60 Minuten Reserve. Tische, Stühle, Empfangstisch, Cateringtisch, Dekoration und Spielmaterial sollten fertig sein, bevor die ersten Jugendlichen eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Jugendgottesdienst planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort, Thema und Programm. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen noch bearbeitet werden können.
- Wann sollte man die Technik für einen Jugendgottesdienst testen?
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop, Beamer und Präsentation spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten für einen kurzen Funktionstest einplanen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Jugendgottesdienst?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Wasser. Bei einem längeren Treffen solltest du pro weiterer Stunde ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Person nachrechnen.
- Wann müssen Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen?
- Setze die Anmeldefrist ungefähr 7 Tage vor dem Jugendgottesdienst. So kannst du Mengen für Snacks, Geschirr, Sitzplätze und besondere Ernährungswünsche noch rechtzeitig anpassen.
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