Checklist pour organiser un service jeunesse

Un service jeunesse demande de coordonner les jeunes, les parents, les intervenants et l’équipe sur place. Cette checklist regroupe les 54 tâches et 45 fournitures du plan, depuis la confirmation de la date jusqu’à l’installation de la salle. Commence par les réservations et les inscriptions, puis verrouille les informations alimentaires et l’organisation technique. Les derniers jours servent surtout à confirmer, acheter, tester et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le programme et le thème
3 personnes
Réserver l’intervenant et les musiciens
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux parents
Imprimer le programme
Tester la musique et les présentations
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’enregistrement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer le service d’ouverture
4 personnes
Accompagner la musique
5 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités de groupe
5 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Veiller à la sécurité pendant les jeux
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le snack tardif
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Panneaux de directionqté 8

Matériel de sport

Cartes de jeuqté 4
Balles de softballqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Chasubles d’équipeqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’intervenant et les musiciens avant d’envoyer les invitations : leur disponibilité conditionne le programme et le thème annoncés aux familles.
Traite les inscriptions avec une date limite claire, puis recueille les besoins alimentaires au même moment. Envoie ensuite aux parents les horaires, les consignes et les informations pratiques au moins 3 à 5 jours avant la rencontre.
Teste les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du groupe. Prévois 30 minutes sur place pour régler les câbles, les multiprises et les rallonges.
Prépare l’accueil séparément de la table traiteur : liste des participants, programme imprimé, vaisselle réutilisable et boissons doivent être accessibles dès l’ouverture, sans bloquer la circulation.
Refroidis les boissons le jour précédent et prépare les en-cas avant l’arrivée des jeunes. Garde les thermos, les machines à café et les bouilloires dans une zone réservée aux adultes pour éviter les croisements avec les jeux.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un service jeunesse ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et l’organisation de l’accueil.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un service jeunesse ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la table traiteur, la décoration et le matériel de jeu. Ajoute 30 minutes pour tester le son, les microphones et la présentation.
Quand confirmer les réservations et les intervenants ?: Confirme les réservations et la présence des intervenants 5 à 7 jours avant le service jeunesse. Refais un contrôle la veille pour vérifier les horaires, le matériel demandé et les éventuels changements de programme.
Que faut-il préparer la veille d’un service jeunesse ?: La veille, vérifie les espaces, la liste des courses et le matériel, puis refroidis les boissons et imprime le programme. Prépare aussi les en-cas non périssables afin de limiter la mise en place le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.