Checklist inwonersschouw organiseren

Een inwonersschouw vraagt meer voorbereiding dan alleen een wandelroute uitzetten. Je legt eerst datum, startlocatie en route vast en controleert daarna toegankelijkheid en knelpunten. Vervolgens regel je deelnemers, formulieren en materialen, zodat iedereen tijdens de ronde aantekeningen kan maken. Plan ook tijd voor koffie, thee en een korte nabespreking. Deze checklist bevat 61 taken en 43 spullen, van routebordjes en observatieformulieren tot tafels, bekers en powerbanks.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Openbare ruimte aanmelden
Wandelroute uitwerken
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Knelpunten op de route noteren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Routekaart afdrukken
Observatieformulieren afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen labelen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Verlichting langs route plaatsen
2 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Route en observaties toelichten
Groepen indelen
2 personen
Observatieformulieren uitdelen
2 personen
Eerste route lopen
10 personen
Meldingen en foto's registreren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede route lopen
10 personen
Nieuwe knelpunten vastleggen
4 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
Resultaten per groep verzamelen
3 personen
Prioriteiten met bewoners bepalen
3 personen
Vragen en meldingen beantwoorden
3 personen
Afronding en vervolg toelichten
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
2 personen
Verlichting opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Observatiegegevens digitaliseren
2 personen
Foto's en meldingen archiveren
Bedankbericht versturen
Samenvatting naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 6
Powerbanksaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6
Draagbare opladersaantal 6

Materialen

Klembordenaantal 60
Pennenaantal 80
Routekaartenaantal 70
Observatieformulierenaantal 70
Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 20
Markeertapeaantal 6
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Zaklampenaantal 12

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Regenponcho'saantal 20
EHBO-koffer
Handgelaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 30
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk één week vooraf op toegankelijkheid. Noteer smalle doorgangen, losse tegels en andere knelpunten voordat je de routekaart afdrukt.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, startlocatie en route duidelijk zijn en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen meteen uit, zodat je bij het boodschappen doen rekening houdt met alle deelnemers.
Maak per deelnemer een observatieformulier, klembord en pen klaar en leg extra exemplaren apart. Bereid ook naambadges en badgehouders vooraf voor; dat voorkomt zoeken bij de start.
Test laptops, tablets en telefoons vóór de schouw en laad powerbanks en draagbare opladers op. Neem routekaarten, markeerstiften en notitieblokken mee voor opmerkingen die niet op het formulier passen.
Zet koffie, thee, water en broodjes klaar vóór de deelnemers arriveren. Reken voor de ontvangst op één beker en één broodje per deelnemer, plus enkele extra herbruikbare bekers en borden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inwonersschouw organiseren?: Leg datum, startlocatie en route bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Meld de openbare ruimte daarna aan en verstuur de uitnodigingen zodra de route en praktische informatie definitief zijn.
Wat neem je mee naar een inwonersschouw?: Neem per deelnemer een observatieformulier, klembord en pen mee, plus routekaarten en naambadges. Regel daarnaast mobiele telefoons of tablets, powerbanks, routebordjes en materialen voor koffie, thee en broodjes.
Hoe maak je een route voor een inwonersschouw?: Werk één doorlopende wandelroute uit en controleer die uiterlijk één week vooraf op toegankelijkheid. Noteer alle knelpunten en druk de definitieve routekaart pas daarna af.
Hoeveel koffie en broodjes heb ik nodig voor een inwonersschouw?: Reken voor de ontvangst op één broodje en één beker koffie, thee of water per deelnemer. Bestel of koop enkele extra porties en bekers, zodat late aanmeldingen en morsen geen probleem vormen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.