Einwohnerbesichtigung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie Datum, Startort und Route zuerst fest und melden Sie die Nutzung des öffentlichen Raums so früh an, wie es die zuständige Stelle verlangt. Notieren Sie außerdem Engstellen, Baustellen und andere Problempunkte auf der Strecke.
• Prüfen Sie die Route nicht nur auf die Gehzeit, sondern auf Barrierefreiheit. Planen Sie für jeden kritischen Abschnitt eine Alternative ein und drucken Sie die Routenpläne spätestens am Vortag.
• Bearbeiten Sie Anmeldungen fortlaufend und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste noch einmal am Tag vor der Besichtigung.
• Bereiten Sie Beobachtungsformulare, Klemmbretter, Stifte, Namensschilder und Badgehalter getrennt nach Gruppengröße vor. Beschriften Sie Materialboxen, damit Helferinnen und Helfer am Aufbau nicht suchen müssen.
• Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und stellen Sie Kaffee, Tee und Brötchen vor dem Eintreffen der Gruppe bereit. Für den Start brauchen Sie außerdem sichtbare Wegweiser, einen eingerichteten Infotisch sowie Tische, Stühle und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Einwohnerbesichtigung planen?

Beginnen Sie mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Startort, Route und Anmeldung des öffentlichen Raums. Einladungen und Anmeldungen können danach strukturiert bearbeitet werden.

Wann sollte die Route für eine Einwohnerbesichtigung feststehen?

Die Route sollte spätestens zwei Wochen vor dem Termin feststehen, damit Sie Barrierefreiheit, Problempunkte und Alternativen prüfen können. Drucken Sie die endgültigen Routenpläne am Vortag.

Wie viele Getränke braucht man bei einer Einwohnerbesichtigung?

Rechnen Sie für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, abhängig von Wetter und Dauer. Kühlen Sie die Getränke spätestens am Vorabend und halten Sie zusätzlich Kaffee und Tee bereit.

Wann muss man Ernährungswünsche und die Teilnehmerzahl klären?

Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und aktualisieren Sie die Teilnehmerliste noch einmal am Tag vor der Veranstaltung. So können Sie Brötchen, Geschirr und Sitzplätze passend vorbereiten.

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