Checklist pour organiser une présentation des habitants

Une présentation des habitants combine un accueil, un parcours à pied et un point d’information. Pour éviter les oublis, commence par fixer la date, le lieu de départ et l’itinéraire, puis gère les inscriptions et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier l’accessibilité, la météo, les impressions et le matériel. Le jour J, prévois assez de temps pour installer les tables, baliser le parcours et préparer les boissons avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Déclarer l’espace public
Élaborer l’itinéraire de marche
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
Noter les points de blocage sur l’itinéraire
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la carte d'itinéraire
Imprimer les formulaires d'observation
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Étiqueter le matériel
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer l'éclairage le long du parcours
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Présenter l’itinéraire et les observations
Répartir les groupes
2 personnes
Distribuer les formulaires d’observation
2 personnes
Reconnaître le premier parcours
10 personnes
Enregistrer les signalements et les photos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Faire le deuxième parcours
10 personnes
Recenser les nouveaux points de blocage
4 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
Collecter les résultats par groupe
3 personnes
Définir les priorités avec les résidents
3 personnes
Répondre aux questions et aux signalements
3 personnes
Expliquer la clôture et la suite
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Ranger l'éclairage
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Numériser les données d’observation
2 personnes
Archiver les photos et les notifications
Envoyer un message de remerciement
Envoyer le résumé aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 6
Batteries externesqté 8
Téléphones portablesqté 6
Chargeurs portablesqté 6

Matériel

Presse-papiersqté 60
Stylosqté 80
Cartes d'itinéraireqté 70
Formulaires d'observationqté 70
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 20
Ruban de marquageqté 6
Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 12

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Ponchos de pluieqté 20
Trousse de premiers secours
Gel hydroalcooliqueqté 6

Nettoyage

Sacs poubelleqté 30
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Vérifie l’itinéraire au moins 7 jours avant la rencontre : repère les passages étroits, les travaux et les points de blocage, puis prévois une solution de remplacement.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrête la liste des participants 3 à 5 jours avant. Cela évite de préparer trop tard les sandwichs et les quantités de boissons.
Contrôle l’accessibilité sur l’ensemble du parcours, pas seulement au départ : vérifie les pentes, les trottoirs et les endroits où un groupe doit s’arrêter ou se croiser.
Imprime la carte de l’itinéraire et les formulaires d’observation 1 à 2 jours avant, puis prépare les badges nominatifs avec quelques exemplaires vierges pour les arrivées imprévues.
Refroidis les boissons la veille et installe le café, le thé, les tables et le stand d’information avant l’accueil. Garde les batteries externes, chargeurs et téléphones regroupés dans un bac identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une présentation des habitants ?: Commence idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde la dernière semaine pour confirmer le lieu de départ, finaliser les inscriptions, vérifier l’itinéraire et contrôler la météo.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une présentation des habitants ?: Envoie-les au moins 2 à 3 semaines avant l’événement afin de laisser le temps de répondre. Fais un rappel 3 à 5 jours avant et mets alors à jour la liste des participants.
Comment préparer l’itinéraire d’une présentation des habitants ?: Élabore le parcours au moins 10 jours avant, puis vérifie-le sur place une seconde fois dans la semaine qui précède. Note chaque point de blocage et prévois une déviation si un passage n’est pas accessible.
Que faut-il préparer la veille d’une présentation des habitants ?: La veille, refroidis les boissons, rassemble et étiquette le matériel, imprime les documents et vérifie les courses. Prépare aussi les badges et confirme que les tables, chaises et panneaux sont disponibles.

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