Checklist voor een goed georganiseerde introductiedag

Een introductiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, dieetwensen verzamelen, begeleiders vastleggen en ruimtes met stoelen, tafels en techniek voorbereiden. Begin met datum en programma, werk daarna via deelnemers en catering naar de praktische uitvoering. Met deze checklist houd je 72 taken en 63 benodigdheden bij, van naamkaartjes en ontvangstbalie tot beamer, microfoon en serveermateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma met deelnemers delen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
Eet- en drinkhoeveelheden berekenen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Reserveringen maken
Indeling van ruimtes maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactgegevens team delen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Dieetwensen met catering delen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Route en parkeren delen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma ophangen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Rondleiding begeleiden
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Workshopruimtes controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Informele borrel begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Drankenkrattenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Statievenaantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 70
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 10
Plakgumaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Staande lampenaantal 4

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Blinddoekenaantal 10
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Leg datum, programma en workshopbegeleiders eerst vast. Deel het programma daarna met deelnemers, zodat je uiterlijk enkele dagen vooraf weet wie waar verwacht wordt.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst. Deel de definitieve dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de introductiedag met de catering.
Bereken eten en drinken op basis van het aantal bevestigde deelnemers en bestel catering pas nadat aanmeldingen zijn verwerkt. Houd voor de ontvangst extra water en koffie achter de hand.
Maak de ruimte-indeling vooraf en controleer op de dag zelf alle tafels, stoelen en buffettafels. Richt de ontvangstbalie in met de deelnemerslijst en naamkaartjes voordat de eerste deelnemer arriveert.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon vóór de start. Leg het draaiboek afgedrukt klaar en deel de contactgegevens van het team, zodat wijzigingen niet alleen in één telefoon staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een introductiedag organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra die basis staat en verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 1 week voor de dag.
Wanneer moet ik de catering voor een introductiedag bestellen?: Plaats de bestelling nadat je de meeste aanmeldingen hebt verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de introductiedag door.
Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van deelnemers?: Zet minimaal 30 minuten vóór de start de ontvangstbalie, deelnemerslijst en naamkaartjes klaar. Controleer ook route- en parkeerinformatie, zodat deelnemers direct weten waar ze zich moeten melden.
Wanneer test ik de techniek voor een introductiedag?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon op de locatie uiterlijk de dag ervoor. Doe op de introductiedag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten vóór het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.