Journée d’introduction : la checklist pour ne rien oublier

Une journée d’introduction réussie repose surtout sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le programme, puis gère les inscriptions, les besoins alimentaires et les intervenants. Les derniers jours servent à confirmer les participants, les réservations, le traiteur et le matériel. Le jour J, prévois l’ouverture du lieu au moins deux heures avant l’arrivée du groupe pour installer l’accueil, les espaces, les badges et l’équipement technique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le programme avec les participants
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Calculer les quantités de nourriture et de boisson
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Inventorier les fournitures
2 personnes
Faire les réservations
Établir la répartition des espaces
2 personnes
Imprimer le déroulé
Partager les coordonnées de l’équipe
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Partager les besoins alimentaires avec le traiteur
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Partager l’itinéraire et le parking
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Afficher le programme
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Animer la visite guidée
3 personnes
Animer le jeu de présentation
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Vérifier les salles d’atelier
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Animer l’activité du soir
4 personnes
Fournir la musique
Servir le dessert et le café
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Animer le cocktail informel
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 70
Cuillères à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Caisses de boissonsqté 6
Glacièresqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Trépiedsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 70
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Petits vasesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 10
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Balles souplesqté 8
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Masquesqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Fixe la date et le déroulé avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les activités prévues et les informations d’accès dès leur inscription.
Demande les besoins alimentaires avec les inscriptions et transmets-les au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement. Garde ensuite la liste actualisée pour éviter une erreur au moment du service.
Prépare les badges nominatifs, la liste des participants et les coordonnées de l’équipe la veille. Prévois quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Vérifie la disposition des espaces avant l’arrivée du groupe : installe les tables, les chaises, le comptoir d’accueil et les zones d’atelier selon le programme imprimé.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et le mixeur audio au moins 60 minutes avant le début. Prévois aussi une solution simple si la présentation ou le son ne fonctionne pas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’introduction ?: Prévois 3 à 4 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, les réservations, les animateurs et le traiteur. Garde les 5 derniers jours pour confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’introduction ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et les informations pratiques. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de finaliser les repas et les espaces.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Prépare une première version 2 jours avant, puis vérifie-la la veille après la clôture des inscriptions. Imprime quelques badges vierges et conserve une copie de la liste à l’accueil.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour d’une journée d’introduction ?: Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Cela laisse le temps de vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et tester l’équipement audiovisuel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.