Checklist para organizar un Día de introducción sin imprevistos

Un Día de introducción necesita algo más que un programa y una lista de asistentes. Hay que cerrar las inscripciones, asignar monitores, preparar las actividades y coordinar catering, espacios y equipos antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 72 tareas y 63 materiales para avanzar en el orden adecuado. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las necesidades dietéticas, la distribución de salas, los datos de contacto y las tarjetas con nombres.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el programa con los participantes
Asignar monitores del taller
2 personas
Elegir actividades y juegos
3 personas
Calcular cantidades de comida y bebida
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Inventariar los suministros
2 personas
Hacer reservas
Crear distribución de espacios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Compartir los datos de contacto del equipo
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Compartir las necesidades dietéticas con el catering
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Compartir la ruta y el aparcamiento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colgar el programa
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Preparar el equipo de recepción
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Guiar la visita
3 personas
Guiar el juego de presentación
4 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Guiar talleres
6 personas
Comprobar las salas de taller
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Coordinar la actividad nocturna
4 personas
Proporcionar la música
Servir el postre y el café
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Coordinar el brindis informal
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 70
Cucharillas de cafécant. 60
Juegos de cubiertos para cenacant. 70
Cucharonescant. 8

Catering

Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cajas de bebidascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Trípodescant. 2

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 60
Tarjetas de nombrecant. 70
Bolígrafoscant. 70
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 10
Pizarrascant. 6
Carteles de flechascant. 10
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de pintorcant. 6

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Material deportivo

Pelotas blandascant. 8
Aroscant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 6
Antifacescant. 10
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la lista de participantes antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas.
Asigna un monitor a cada taller y confirma las actividades y los juegos con antelación. Comparte el programa y los datos de contacto del equipo al menos 3 días antes.
Calcula la comida y la bebida según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Envía al catering las necesidades dietéticas cuando hagas el pedido y vuelve a comprobarlas el día anterior.
Define la distribución de espacios antes de montar mesas, sillas, buffet y recepción. Comprueba que el proyector, la pantalla, el portátil, los altavoces y el micrófono funcionan juntos al menos 2 horas antes.
Prepara la recepción antes de que llegue el primer participante: tarjetas con nombres, lista actualizada, ruta, aparcamiento y material de trabajo. Imprime el plan y reúne los materiales el día anterior para no depender de una impresora o compra de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de introducción?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el programa, las reservas y el catering. Deja la comprobación final de participantes, espacios y equipos para las últimas 24 horas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Día de introducción?: Envíalas al menos 14 días antes, especialmente si necesitas gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes para ajustar comida, bebida y materiales.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Reúne los materiales, imprime el plan de trabajo, prepara las tarjetas con nombres y confirma la distribución de espacios. También conviene revisar la ruta, el aparcamiento y los datos de contacto del equipo 24 horas antes.
¿Cuándo se debe comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los participantes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y la mesa de mezclas en la misma configuración que usarás durante el evento.

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