Checklist voor een goed georganiseerde Internationaliseringsdag

Een Internationaliseringsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je regelt tegelijk gastsprekers, workshopbegeleiders, culturele stands, tolken en vertaalde informatie. Ook techniek, dieetwensen en de inrichting van meerdere ruimtes moeten op elkaar aansluiten. Gebruik de checklist om vanaf de publicatie van datum en programma tot de laatste controle van materialen niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Deelnemerslijsten bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Gastsprekers bevestigen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Culturele stands indelen
2 personen
Workshopruimtes reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Bestellingen plaatsen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Tolkenteams indelen
2 personen
Programma vertalen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges ontwerpen
Werkbladen voorbereiden
3 personen
Quizvragen samenstellen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Tafelschikkingen maken
2 personen
Voorraad servies controleren
Koelruimte controleren
EHBO-materialen controleren
Brandroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligersinstructies printen
Naamkaartjes printen
2 personen
Routeborden printen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Materialen per stand sorteren
3 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Culturele stands inrichten
8 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Buffet opbouwen
5 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
8 personen
Culturele stands bemannen
12 personen
Buffet uitserveren
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Presentaties begeleiden
3 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Bezoekers informeren
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
3 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Ontvangstbalie
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 50
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerschalen met dekselaantal 10
Kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 4
Keukentangenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6

Decoratie

Landenvlaggenaantal 30
Wereldkaartaantal 2
Tafelkleedjesaantal 18
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Naamkaartstandaardsaantal 30
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-tafellampenaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4

Sportmateriaal

Wereldspellenaantal 8
Springtouwenaantal 10
Zachte ballenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en programma gepubliceerd zijn. Houd per deelnemer niet alleen de aanwezigheid bij, maar ook dieetwensen en de keuze voor workshops of onderdelen.
Bevestig gastsprekers, workshopbegeleiders en tolkenteams ruim vóór het programma definitief wordt. Verzamel presentaties en vertalingen op één moment, zodat je geen wijzigingen op het laatste moment hoeft te verwerken.
Reserveer workshopruimtes op basis van het programma en controleer per ruimte de laptop, projector, projectiescherm, microfoon en speakers. Test de techniek vóór de bijeenkomst en niet pas bij de ontvangst.
Bereken catering per onderdeel van de dag en vergelijk die aantallen met je aanmeldingen. Controleer daarnaast koelruimte, servies, serveerschalen, kannen en thermoskannen voordat bestellingen worden geplaatst.
Maak bewegwijzering en naambadges herkenbaar voor bezoekers die verschillende talen spreken. Leg ook werkbladen, quizvragen, tafelschikkingen en de indeling van culturele stands klaar voordat vrijwilligers worden ingedeeld.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Internationaliseringsdag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en hoofdonderdelen. Open daarna de aanmeldingen en plan uiterlijk 2 weken voor de dag een controle van deelnemers, catering, tolken en techniek.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een Internationaliseringsdag?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding voor een programma met workshops, stands en meerdere talen. Reserveer in de laatste 2 weken extra tijd voor vertalingen, naambadges, werkbladen, presentaties en wijzigingen in de deelnemerslijst.
Wanneer moet je catering voor een Internationaliseringsdag bestellen?: Plaats de bestelling zodra je een betrouwbare tussenstand van de aanmeldingen hebt, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen eerder en geef de definitieve aantallen enkele dagen voor de dag door, volgens de termijn van je cateraar.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een Internationaliseringsdag?: Controleer vóór ontvangst de ontvangstbalie, naambadges, bewegwijzering, workshopruimtes en de techniek. Loop ook het servies, de koelruimte, EHBO-materialen en de indeling van vrijwilligers en tolkenteams na; trek hiervoor minimaal 60 minuten uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.