Checklist del Día de la Internacionalización

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes recoger desde el principio los datos de participantes y sus preferencias dietéticas, en lugar de perseguir esa información la última semana.
• Confirma a ponentes, responsables de talleres e intérpretes con varias semanas de margen. El programa traducido, las presentaciones y las hojas de trabajo dependen de que sus contenidos lleguen a tiempo.
• Asigna cada stand cultural a una mesa y prepara también la disposición de las mesas de taller, buffet y recepción. Dibuja el plano antes del montaje para detectar pasillos estrechos, falta de sillas o puntos sin señalización.
• Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y revisa dos veces el stock de vajilla y el espacio de refrigeración. Las bebidas, platos, vasos y tazas suelen estar disponibles en cantidades insuficientes cuando coinciden varias pausas.
• Haz una prueba técnica completa antes de la apertura: portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos, altavoces y mesa de mezclas. Reserva tiempo para corregir traducciones, cargar presentaciones y preparar una alternativa si falla un equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para el Día de la Internacionalización?

Ábrelas al menos 4 semanas antes del evento, cuando la fecha y el programa provisional estén publicados. Cierra o revisa las inscripciones entre 5 y 7 días antes para calcular catering, salas y materiales.

¿Cuándo confirmar a los ponentes y responsables de los talleres?

Confírmalos como mínimo 3 semanas antes. Pide las presentaciones y necesidades técnicas 7 días antes, para poder recopilarlas, traducir el programa y probar cada sesión.

¿Cuánto catering calcular por participante?

Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para el servicio. Separa las necesidades dietéticas recogidas y revisa las cantidades 3 días antes, cuando ya deberían estar cerradas las listas.

¿Cuándo hacer la prueba técnica y preparar la señalización?

Realiza una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes, con los mismos portátiles, proyectores, micrófonos y presentaciones del evento. Coloca la señalización, acreditaciones y plano de salas al menos 2 horas antes de recibir al primer participante.

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