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Organiser une Journée d’internationalisation sans rien oublier

Une Journée d’internationalisation rassemble généralement plusieurs publics, langues et formats au même endroit. Il faut donc coordonner les inscriptions, les intervenants, les ateliers, les stands culturels, la restauration et l’interprétation. Cette checklist de 63 tâches suit l’ordre de préparation, de la publication du programme aux derniers tests techniques. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, signalétique, feuilles de travail, stock de vaisselle et matériel de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Publier la date et le programme

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Tenir à jour les listes de participants

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les intervenants invités

    2 personnes

  • Confirmer les animateurs d’atelier

    2 personnes

  • Répartir les stands culturels

    2 personnes

  • Réserver les salles d’atelier

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Passer les commandes

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les équipes d’interprètes

    2 personnes

  • Traduire le programme

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Créer les badges nominatifs

  • Préparer les feuilles de travail

    3 personnes

  • Préparer les questions du quiz

    2 personnes

  • Créer la playlist musicale

  • Rassembler les présentations

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Établir les plans de table

    2 personnes

  • Vérifier le stock de vaisselle

  • Vérifier l’espace de réfrigération

  • Vérifier le matériel de premiers secours

  • Dégager les voies d’évacuation

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Imprimer les consignes pour les bénévoles

  • Imprimer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les panneaux de direction

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Contrôler les produits frais

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    5 personnes

  • Trier le matériel par stand

    3 personnes

  • Mettre en place le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Aménager les stands culturels

    8 personnes

  • Aménager les espaces d'atelier

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Tester le projecteur et l'écran

    2 personnes

  • Monter le buffet

    5 personnes

  • Préparer le matériel d'inscription

    2 personnes

  • Briefing des bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Accompagner le programme d'ouverture

    3 personnes

  • Encadrer les ateliers

    8 personnes

  • Tenir les stands culturels

    12 personnes

  • Servir le buffet

    6 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Animer les présentations

    3 personnes

  • Assurer le programme musical

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    3 personnes

  • Ramasser les déchets entre-temps

    3 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs à la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le catering

    5 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    5 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 18
  • Chaisesqté 120
  • Tables hautesqté 6
  • Accueil
  • Tables de buffetqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 130
  • Assiettes à dessertqté 130
  • Verresqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Tassesqté 50
  • Fourchettesqté 130
  • Couteauxqté 130
  • Cuillèresqté 130
  • Louchesqté 20

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Plats de service avec couvercleqté 10
  • Carafesqté 10
  • Thermosqté 8
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Pinces de cuisineqté 8

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 4
  • Projecteursqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Microphones sans filqté 3
  • Haut-parleursqté 4
  • Tables de mixageqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Clés USBqté 4
  • Cliques de présentationqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Bacs de maintien au chaudqté 6

Décoration

  • Drapeaux des paysqté 30
  • Carte du mondeqté 2
  • Nappesqté 18
  • Guirlandes en papierqté 12
  • Ballonsqté 150
  • Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
  • Compositions floralesqté 8
  • Mur photo

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes de table LEDqté 12
  • Rallonges électriquesqté 4

Matériel de sport

  • Jeux du mondeqté 8
  • Cordes à sauterqté 10
  • Balles souplesqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Bacs à vaisselleqté 4
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Gants de nettoyageqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvre les inscriptions dès que la date et le programme sont publiés, puis mets à jour les listes de participants au moins une fois par semaine. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire plutôt que quelques jours avant l’événement.
  • Confirme les intervenants, animateurs d’atelier et équipes d’interprètes au plus tard deux semaines avant la journée. Prévois ensuite une version traduite du programme et vérifie que chaque atelier dispose d’une salle réservée.
  • Calcule le catering à partir des inscriptions confirmées et ajoute une marge de 10 % pour les participants et intervenants de dernière minute. Vérifie séparément l’espace de réfrigération, les carafes, les thermos et les plats de service avec couvercle.
  • Rassemble les présentations et teste les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones sans fil, haut-parleurs et tables de mixage au moins 24 heures avant l’accueil. Un test sur place permet aussi de repérer les câbles ou adaptateurs manquants.
  • Prépare les badges nominatifs, la signalétique, les plans de table et les feuilles de travail avant le jour J. Répartis les bénévoles par créneau et par zone, notamment à l’accueil, aux stands culturels et aux ateliers.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une Journée d’internationalisation ?
Ouvre-les dès que la date et le programme sont suffisamment stabilisés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant la journée pour calculer les repas et les places d’atelier.
Combien de temps faut-il pour organiser une Journée d’internationalisation ?
Prévois au minimum 6 semaines pour coordonner les invitations, les intervenants, les traductions, les salles et le catering. Pour plusieurs langues ou un programme avec de nombreux ateliers, commence plutôt 2 à 3 mois à l’avance.
Quand confirmer les intervenants et les animateurs d’atelier ?
Confirme leur présence au plus tard 2 semaines avant l’événement, puis demande les présentations et besoins techniques dans les 7 jours suivants. Relance encore les personnes qui n’ont pas envoyé leurs supports 48 heures avant la journée.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?
Effectue un test complet sur place au moins 24 heures avant l’accueil, avec chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone et haut-parleur. Prévois aussi 30 minutes le matin même pour vérifier les branchements et les niveaux sonores.

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