Internationale potluck organiseren: checklist

Een internationale potluck staat of valt met overzicht: wie brengt welk gerecht mee, voor hoeveel mensen en met welke ingrediënten? Verzamel dieetwensen vroeg en voorkom dat vijf gasten hetzelfde dessert meenemen. Plan daarnaast tijd voor labels, koeling en de inrichting van het buffet. Met deze checklist werk je van datum en uitnodigingen naar een soepel ontvangst, een duidelijk wereldbuffet en voldoende servies voor alle gangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gerechten en landen inventariseren
2 personen
Ontbrekende gerechten aanvullen
2 personen
Bezoekerslijst en labels maken
Leveranciers van gerechten herinneren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels indelen
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen

Event

Gerechten registreren bij binnenkomst
2 personen
Gerechten van labels voorzien
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstuitleg geven
Buffet openen
2 personen
Eten en servies aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Allergeneninformatie beschikbaar houden
Afval scheiden en legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verdelen
3 personen
Buffet en keuken afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare dinerbordenaantal 60
Herbruikbare dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 40
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70

Keuken

Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Menubordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Handvegers en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen naar het land, maar ook naar het gerecht, het aantal porties en allergieën. Zo zie je uiterlijk een week vooraf welke gerechten of dieetopties nog ontbreken.
Maak per gerecht een label met land, naam en allergenen. Leg naamkaartjes en menubordjes vóór de ontvangst klaar; tijdens het binnenkomen heb je daar meestal geen tijd meer voor.
Laat houdbare producten eerder sorteren en koelproducten direct na aankomst koelen. Gebruik koelboxen als de koelkast op de locatie niet groot genoeg is voor alle meegebrachte gerechten.
Richt het buffet in met borden aan het begin, bestek aan het einde en opscheplepels of -tangen bij elk gerecht. Zet dranken apart, zodat gasten niet tussen de warme schalen door hoeven te lopen.
Plan op de dag zelf tijd voor twee controles: één vóór het openen van de locatie en één vlak voor het buffet. Test dan ook licht en muziek en controleer of tafels, stoelen, afvalbakken en servies op hun plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten moet iedereen meenemen naar een internationale potluck?: Spreek per persoon af dat één gerecht ongeveer 4 tot 6 kleine porties oplevert. Voor een groep van 20 mensen heb je zo ongeveer 20 gerechten voor één kleine portie per gast, maar door variatie is 10 tot 12 grotere gerechten vaak praktischer.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een internationale potluck verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer daarna of er minstens één duidelijk gelabelde optie per veelvoorkomende beperking is en herinner leveranciers van ontbrekende gerechten.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een potluck?: Reken minimaal één dinerbord, één dessertbord, één glas en één volledige set bestek per verwachte gast. Bij een buffet dat langer dan 2 uur duurt, leg je ongeveer 20 procent extra klaar; voor 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 36 borden en besteksets.
Hoe lang van tevoren moet ik het buffet klaarzetten?: Begin 60 tot 90 minuten vóór ontvangst met tafels, stoelen, buffet en drankenstation. Zet gekoelde gerechten pas zo laat mogelijk neer en registreer en label elk gerecht bij binnenkomst, zodat je vóór de opening een complete controle kunt doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.