Checklist voor een internationale picknick organiseren

Een internationale picknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten meenemen. Je combineert gerechten uit meerdere landen met dieetwensen, allergenen, koeling, servies en een buitenlocatie. Begin met de plek, vergunningen en datum, en werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar de boodschappen en opbouw toe. Deze checklist helpt je om uiterlijk op de laatste dagen niet meer te hoeven improviseren met tafels, partytenten, stroom of gekoelde producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknickplek reserveren
Vergunningen controleren
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Landen en gerechten inventariseren
2 personen
Vegetarische opties bepalen
2 personen
Allergenenlijst opstellen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen regelen
Partytenten regelen
Stroomvoorziening controleren
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
Spelprogramma samenstellen
2 personen
Routebeschrijving maken
Parkeerinformatie versturen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Versproducten bestellen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Tafelnummers maken
2 personen
Allergenenkaartjes maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Vers fruit wassen
3 personen
Groenten snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts portioneren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Transport laden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Gerechten labelen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Spelhoek inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Muziek klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes schenken
3 personen
Buffet openen
3 personen
Gerechten toelichten
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spellen begeleiden
3 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Afscheid en gevonden voorwerpen
3 personen

Nazorg

Resterend eten veilig verpakken
4 personen
Servies en bestek verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair afbreken
6 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 18
Serveerbestekaantal 18
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Schenkflessenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 8
Handmegafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggetjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 8
Fotopropsaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Springtouwenaantal 4
Houten spellenaantal 4
Speelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Herbruikbare afvalzakkenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Stoffer en blikaantal 3
Kruimeldievenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg dieetwensen, allergieën en het land of gerecht van iedere deelnemer direct bij de aanmelding vast. Maak daarna één allergenenlijst, zodat je bij het buffet duidelijk kunt aangeven wat in elk gerecht zit.
Controleer de picknickplek minimaal enkele weken vooraf op vergunningen, stroom, parkeren en toegang voor leveranciers. Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk een week voor de picknick naar alle aangemelde gasten.
Plan gekoelde producten pas kort voor het evenement: houdbare boodschappen kun je eerder doen, maar bestel versproducten zo dat ze op de dag zelf of maximaal één dag eerder binnenkomen. Reken per koelbox op voldoende koelelementen en maak een aparte koelbox voor eten dat snel bederft.
Tel servies en zitplaatsen op basis van de definitieve gastenlijst, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Leg naast borden, kommen, bekers en bestek ook opscheplepels, serveerkommen en scharen klaar; juist die worden bij een buffet vaak vergeten.
Maak het programma concreet met tafelnummers, een muziekafspeellijst en enkele spellen. Zet partytenten, tafels, stoelen en picknickkleden al in een eenvoudige plattegrond, zodat de opbouw op de dag zelf niet van het weer of losse beslissingen afhangt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een internationale picknick organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, vergunningen en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en gerechten gedurende de aanmeldperiode en maak de definitieve gastenlijst ongeveer 1 week voor het evenement.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een internationale picknick?: Plan per volwassen gast ongeveer 1 hoofdportie, 2 kleinere bijgerechten en 1 tot 2 desserts of zoete hapjes. Houd daarnaast rekening met minimaal 1 vegetarische optie per buffetonderdeel en extra porties voor gerechten die populair of gemakkelijk mee te nemen zijn.
Hoe houd ik eten koud tijdens een internationale picknick?: Gebruik koelboxen met koelelementen en zet bederfelijke gerechten pas vlak voor het eten op de buffettafel. Houd gekoelde producten maximaal 2 uur buiten de koeling, of maximaal 1 uur bij warm weer, en bewaar drank apart zodat de voedselkoelbox zo weinig mogelijk wordt geopend.
Wat moet ik regelen als het regent tijdens een internationale picknick?: Regel partytenten en controleer vooraf of de locatie ze toestaat en veilig kan plaatsen. Maak uiterlijk 1 week vooraf een eenvoudig alternatief voor de buffetopstelling, zitplaatsen en spelprogramma, zodat je op de dag zelf alleen hoeft te schuiven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.