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Checklist pour organiser un pique-nique international

Un pique-nique international demande plus qu’un panier-repas et quelques couvertures. Il faut coordonner les inscriptions, les pays représentés, les plats, les allergènes et le matériel avant de choisir les quantités. Cette checklist de 70 tâches et 62 fournitures suit l’organisation dans l’ordre : réservation du lieu, préparation des participants, installation, repas et accueil. Tu évites ainsi les oublis fréquents, comme les glacières, les tables de buffet ou les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver l’aire de pique-nique

  • Vérifier les autorisations

  • Confirmer la date et le lieu

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Inventorier les pays et les plats

    2 personnes

  • Définir les options végétariennes

    2 personnes

  • Établir la liste des allergènes

    2 personnes

  • Réserver des tables et des chaises

  • Prévoir des glacières

  • Organiser les tentes de réception

  • Vérifier l’alimentation électrique

  • Composer la playlist musicale

    2 personnes

  • Composer le programme du jeu

    2 personnes

  • Rédiger l’itinéraire

  • Envoyer les infos de parking

  • Établir la liste définitive des invités

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses pour les produits non périssables

    3 personnes

  • Commander des produits frais

    2 personnes

  • Vérifier la vaisselle

    2 personnes

  • Vérifier le matériel de jeu

    2 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Créer des numéros de table

    2 personnes

  • Créer des cartes d’allergènes

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Récupérer les courses

    3 personnes

  • Laver les fruits frais

    3 personnes

  • Couper les légumes

    3 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Préparer le pain et les garnitures

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Portionner les desserts

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Charger le transport

    4 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables de buffet

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Étiqueter les plats

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Aménager l’espace jeux

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Préparer la musique

    2 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet

    3 personnes

  • Présenter les plats

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Animer les jeux

    3 personnes

  • Animer le coin photo

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage du soir

    2 personnes

  • Départ et objets trouvés

    3 personnes

Suivi

  • Emballer en toute sécurité les aliments restants

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle et les couverts

    4 personnes

  • Trier et évacuer les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Démonter le mobilier

    6 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 70
  • Couvertures de pique-niqueqté 12
  • Tables de buffetqté 4
  • Tabouretsqté 8

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 80
  • Bols réutilisablesqté 70
  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 50
  • Fourchettesqté 80
  • Couteauxqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Louchesqté 20
  • Saladiers de serviceqté 18
  • Couverts de serviceqté 18
  • Ciseauxqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 6
  • Couteaux à painqté 3
  • Saladiersqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Ciseauxqté 4
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Glacièresqté 8
  • Pains de glaceqté 30
  • Thermosqté 6
  • Carafes d’eauqté 8
  • Bouteilles verseusesqté 8

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3
  • Lampes rechargeablesqté 8
  • Mégaphone à main

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternesqté 8

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Drapeaux de paysqté 60
  • Nappesqté 8
  • Badges nominatifsqté 80
  • Numéros de tableqté 8
  • Cartes des allergènesqté 30
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Marqueurs craieqté 8
  • Accessoires photoqté 20

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 2
  • Frisbeesqté 4
  • Sets de badmintonqté 3
  • Cordes à sauterqté 4
  • Jeux en boisqté 4
  • Cartes à jouerqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sacs poubelle réutilisablesqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
  • Balayette et pelleqté 3
  • Ramasse-miettesqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve l’aire de pique-nique et vérifie les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la date. Confirme ensuite le lieu, l’horaire et les éventuelles règles concernant les tentes, la musique et l’alimentation électrique.
  • Traite les inscriptions dès leur réception et fixe une date limite environ 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, tu peux établir la liste définitive des invités, recueillir les besoins alimentaires et prévoir les options végétariennes.
  • Demande à chaque participant d’indiquer son pays et son plat avant de composer le buffet. Prépare une liste séparée des allergènes et prévois des étiquettes ou des numéros de table pour identifier clairement les préparations.
  • Commande les produits frais 2 à 3 jours avant le pique-nique et achète les produits non périssables plus tôt. Vérifie la capacité des glacières, ajoute suffisamment de pains de glace et garde les boissons dans des carafes ou des bouteilles verseuses.
  • Prépare le déroulé, l’itinéraire et les informations de parking au plus tard 3 jours avant. Le jour même, installe les tables, les chaises, les couvertures et les tentes avant l’arrivée des invités, puis place la vaisselle réutilisable et le matériel de service sur le buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique international ?
Commence environ 6 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord l’aire de pique-nique et vérifie les autorisations, puis lance les invitations afin d’avoir le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand fixer la date limite des inscriptions ?
Fixe-la environ 10 jours avant le pique-nique. Il te restera assez de temps pour établir la liste des invités, inventorier les pays et les plats, calculer les quantités et repérer les allergènes.
Combien de temps avant faut-il acheter les aliments ?
Achète les produits non périssables 1 à 2 semaines avant si possible, puis commande les produits frais 2 à 3 jours avant. Vérifie aussi les glacières et les pains de glace la veille pour conserver les aliments pendant le transport et le repas.
Quand envoyer les informations pratiques aux invités ?
Envoie l’itinéraire et les informations de parking environ 3 jours avant l’événement. Rappelle aussi l’heure d’arrivée, le lieu exact et, si nécessaire, les consignes concernant les plats apportés.

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