Zo organiseer je een installatieceremonie

Begin met de datum, locatie en rolverdeling voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna het installatieprogramma uit, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en plan boodschappen en leveranciers op basis van het verwachte aantal gasten. Controleer enkele dagen vooraf alle teksten, badges, naamkaartjes en ceremoniematerialen. Op de dag zelf loopt de ceremonie het soepelst als techniek, opstelling en catering vóór ontvangst zijn getest en klaargezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Installatieprogramma opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers en boodschappen plannen
2 personen
7
Ruimte reserveren
8
Ceremoniebegeleiders aanwijzen
2 personen
9
Installatieteksten voorbereiden
2 personen
10
Badges en dassen controleren
2 personen
11
Naamkaartjes maken
2 personen
12
Muziek voor ceremonie selecteren
13
Programma met leiding doornemen
4 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Ceramoniemateriaal klaarleggen
2 personen
21
Vlag en versiering ophangen
3 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Hapjes en gebak uitstallen
2 personen
26
Briefing voor medewerkers houden
4 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Installatieceremonie begeleiden
4 personen
32
Dassen en badges uitreiken
3 personen
33
Groepsfoto maken
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
37
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Programmaonderdelen aankondigen
40
Begeleiden van afsluiting
3 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
2 personen
42
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
43
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Versiering en vlag verwijderen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 5
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Lader voor apparatuuraantal 2

Decoratie

Scoutingvlag
Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 50
Programmakaartenaantal 70
Pennenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst op minuten: noteer ontvangst, installatieonderdelen, toespraken, muziek en overgang naar het buffet. Neem het draaiboek vooraf met de leiding en ceremoniebegeleiders door, zodat niemand tijdens de ceremonie nog naar de juiste tekst zoekt.
Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor naamkaartjes, badges, stoelen, servies, hapjes en drank; bestel niet op basis van een voorlopige schatting.
Leg teksten, programmakaarten, vlag, versiering, badges en dassen uiterlijk de dag ervoor bij elkaar. Controleer naamkaartjes één voor één: een verkeerd gespelde naam of ontbrekende badge valt juist tijdens de installatie meteen op.
Test geluidsapparatuur vóór de gasten komen, inclusief draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en laders. Zet een reserveoplossing klaar, want een lege accu of onbereikbare stopcontacten kost op het laatste moment de meeste tijd.
Richt de ruimte in een vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna ceremonieopstelling en vlag, vervolgens buffet en drankentafel. Koel dranken op tijd, zet koffie en thee in thermoskannen klaar en stalt hapjes en gebak pas vlak voor ontvangst uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een installatieceremonie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de ceremonie de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer maak je het programma voor een installatieceremonie?: Maak een eerste programma ongeveer 4 weken vooraf en werk het uiterlijk 1 week voor de ceremonie definitief uit. Neem het draaiboek daarna nog één keer door met de leiding en ceremoniebegeleiders.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, vlag, versiering, ceremoniebenodigdheden, buffet en drankentafel. Test de geluidsapparatuur vóór de gasten binnenkomen, niet tijdens de ontvangst.
Wanneer bereid je hapjes, koffie en drank voor?: Doe boodschappen en verzamel materialen uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken vooraf en zet koffie, thee, water, hapjes en gebak op de dag zelf klaar volgens het programma, zodat de ceremonie niet wordt onderbroken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.