Zo organiseer je een informatieavond van de gemeente

Een gemeentelijke informatieavond staat of valt met een duidelijke volgorde. Begin met de locatie, het programma en de sprekers; regel daarna de aanmeldingen, toegankelijkheid en techniek. In de laatste week draait het vooral om controleren: klopt de bezoekerslijst, werkt de presentatie offline en zijn routeborden en registratie klaar? Dit plan helpt je om 55 taken en 40 benodigdheden op tijd te verdelen, zodat de avond rustig begint en vragen uit de zaal goed worden opgevangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma opstellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheid controleren
9
Catering bestellen
10
Apparatuur reserveren
11
Presentatie samenstellen
2 personen
12
Vragenkaartjes voorbereiden
13
Naamkaartjes maken
14
Bezoekerslijst bijwerken
15
Routeborden ontwerpen
16
Infomateriaal printen
2 personen
17
Herinnering versturen
18
Apparatuur testen
2 personen
19
Presentatie offline opslaan
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Ruimte vooraf schoonmaken
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Registratiepunt inrichten
2 personen
26
Audiovisuele apparatuur plaatsen
2 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting instellen
29
Catering klaarzetten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Routeborden ophangen
2 personen
32
Infomateriaal uitstallen
2 personen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Bezoekers verwelkomen
3 personen
35
Bezoekers registreren
3 personen
36
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
37
Programma toelichten
38
Presentaties verzorgen
3 personen
39
Vragen verzamelen
2 personen
40
Microfoons bedienen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Hapjes aanvullen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Vragenronde begeleiden
2 personen
45
Infostands bemannen
6 personen
46
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Materialen inpakken
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
3 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen registreren
54
Aanwezigheidslijst archiveren
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Spreektafel

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Routebordenaantal 8
Pijltjesstickersaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Geef per onderdeel een vaste begintijd en reserveer minstens 15 minuten voor vragenkaartjes of vragen uit de zaal.
Controleer toegankelijkheid niet pas op de dag zelf. Loop de route naar de zaal vooraf na en controleer ook registratiepunt, stoelenopstelling en eventuele ruimte voor bezoekers die minder mobiel zijn.
Test de apparatuur uiterlijk één werkdag vooraf met dezelfde laptop, beamer, HDMI-kabels en draadloze microfoons die je tijdens de avond gebruikt. Sla de presentatie bovendien offline op.
Maak de registratie zichtbaar vanaf de ingang. Zet registratietafels, bezoekerslijst, naamkaartjes en routeborden klaar voordat de eerste bezoeker arriveert; houd extra lege naamkaartjes achter de hand.
Bestel catering op basis van de aanmeldingen en controleer dieetwensen minimaal 3 dagen van tevoren. Zet koffie, water en servies zo neer dat de ontvangst niet blokkeert en laat een aanspreekpunt de voorraad bewaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatieavond van de gemeente organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de avond en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een gemeentelijke informatieavond?: Zet voor iedere bevestigde aanmelding één stoel klaar en voeg ongeveer 10 procent extra stoelen toe. Bij 80 aanmeldingen kom je daarmee uit op circa 88 stoelen, afhankelijk van de ruimte en verwachte vrije inloop.
Wanneer moet je de techniek voor een informatieavond testen?: Test beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle van 30 minuten, inclusief de offline opgeslagen presentatie.
Hoeveel catering moet je bestellen voor een informatieavond?: Gebruik de bevestigde aanmeldingen als basis en tel 10 procent extra voor onverwachte bezoekers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je koffie, water en eten nog gericht kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.