Zo organiseer je een indoor marathon

Begin met de zaalcapaciteit, het parcours en de start- en finishzone. Pas daarna leg je materiaal, tijdregistratie, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie vast. Een indoor marathon loopt vooral mis wanneer looprichting, bevoorrading en veiligheidsrollen niet vooraf zijn getest. Werk daarom terug vanaf de wedstrijddag en plan een volledige opbouw- en controle ronde in de hal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaalcapaciteit bevestigen
2
Parcours door de hal uitzetten
2 personen
3
Start- en finishzone vastleggen
2 personen
4
Reserveringen voor zaal en materiaal maken
5
Evenementverzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersbevestigingen versturen
11
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
12
Route- en veiligheidsinstructies versturen
13
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting bevestigen
15
Tijdregistratie instellen
2 personen
16
Muziek en omroep voorbereiden
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Startnummers en medailles bestellen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Startpakketten samenstellen
4 personen
21
Deelnemerslijst en polsbandjes sorteren
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Parcoursmateriaal klaarzetten
3 personen
25
Weers- en veiligheidsinformatie controleren
26
Zaalvloer en kleedkamers controleren
2 personen
27
Start- en finishbogen opbouwen
4 personen
28
Parcours afzetten
4 personen
29
Pijlen en afstandsborden plaatsen
3 personen
30
Tafels voor inschrijving opstellen
3 personen
31
Tafels voor verzorgingsposten opstellen
3 personen
32
Tijdregistratieapparatuur testen
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Verlichting en stroom controleren
2 personen
35
Koffie- en drinkpunt inrichten
3 personen
36
EHBO-tafel inrichten
2 personen
37
Kleedkamers en bagagezone markeren
2 personen
38
Startpakketten per deelnemer klaarleggen
4 personen
39
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

40
Inschrijving en uitgifte openen
5 personen
41
Bagage innemen en labelen
3 personen
42
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
43
Openingsbriefing geven
2 personen
44
Marathon starten
3 personen
45
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
4 personen
46
Deelnemers langs parcoursposten begeleiden
6 personen
47
Water en sportdrank serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Fruit en energierepen aanvullen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Kleedkamers controleren
2 personen
53
Bagage uitgifte verzorgen
3 personen
54
Finishers medaille uitreiken
3 personen
55
Finishers registreren
2 personen
56
Eindtijdlijsten controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Afsluitende mededelingen doen
59
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Parcoursmateriaal afbreken
4 personen
61
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
64
Servies en materialen afwassen
3 personen
65
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
66
Kleedkamers en toiletten schoonmaken
3 personen
67
Zaalvloer schoon opleveren
3 personen
68
Tijdregistratieapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
70
Overgebleven eten gekoeld opslaan
2 personen
71
Geleend materiaal controleren
2 personen
72
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemersbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 35
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Dranghekkenaantal 20
Rondebordenaantal 10
Afstandsbordenaantal 20
Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 180
Deelnemersmedaillesaantal 180
Prijzenaantal 6
Tijdregistratiemattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Reflectievestenaantal 20
Bagagelabelsaantal 180
Nooddekensaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Weegschalenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermosflessenaantal 6
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Pijlenbordenaantal 25
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Desinfectiepompjesaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Teken het parcours op schaal uit en controleer vóór de inschrijving hoeveel ruimte overblijft voor start, finish, publiek en kleedkamerbanken. Zet pionnen, afzetlint en dranghekken niet pas op de wedstrijddag uit: loop de route vooraf zelf.
Stuur route- en veiligheidsinstructies uiterlijk 7 dagen voor de marathon. Vermeld waar deelnemers hun startnummer ophalen, waar bagage komt, hoe de rondes worden aangegeven en bij wie ze zich melden bij klachten.
Maak per post een vrijwilligersrooster met een begintijd, eindtijd en vervanger. Plan de EHBO-bezetting afzonderlijk en geef posten met veel kruisend verkeer reflectievesten en een duidelijke portofoon- of omroepinstructie.
Test de tijdregistratie minstens 1 dag vooraf met de laptop, tijdregistratiematten en stopwatches. Print daarnaast een deelnemerslijst en reserveer een handmatige registratie voor het geval apparatuur of stroom uitvalt.
Zet dranken pas kort voor de start koud, maar bereid hapjes en startpakketten eerder voor. Controleer de aantallen voor startnummers, bandjes, medailles, water en nooddekens aan de hand van de definitieve deelnemerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een indoor marathon organiseren?: Leg zaal, capaciteit en verzekering bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf vast. Publiceer het inschrijfformulier daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de start een betrouwbare deelnemerslijst hebt.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een indoor marathon?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de lengte van het parcours, maar reserveer naast de looproute ook ruimte voor start, finish, publiek, bagage en EHBO. Houd minimaal 2 weken vóór het evenement een volledige zaalcontrole en doorloop van de route.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een indoor marathon?: Stuur de eerste bevestiging direct na inschrijving en de definitieve route- en veiligheidsinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Verstuur een laatste praktische herinnering 24 tot 48 uur vooraf met starttijd, startnummer en bereikbaarheid.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een indoor marathon?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor registratie, één voor tijdregistratie, één voor EHBO-coördinatie en per druk kruispunt een postbezetting. Maak het rooster uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig iedere vrijwilliger nogmaals 3 dagen voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.