Organiser un marathon en salle, étape par étape

Un marathon en salle demande surtout une circulation claire, un chronométrage fiable et une équipe bien répartie. Commence par confirmer la capacité de la halle et la date, puis construis le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour J, les points sensibles sont le départ, l’arrivée, les ravitaillements, les sacs et les premiers secours. Ce guide t’aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la capacité de la salle
2
Balisage du parcours dans la halle
2 personnes
3
Définir la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
4
Réserver la salle et le matériel
5
Vérifier l’assurance de l’événement
6
Envoyer les invitations
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les confirmations des participants
11
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
12
Envoyer les consignes d'itinéraire et de sécurité
13
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
14
Confirmer le personnel de premiers secours
15
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
16
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
18
Commander les dossards et les médailles
19
Faire les courses
2 personnes
20
Composer les kits de démarrage
4 personnes
21
Trier la liste des participants et les bracelets
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer le matériel du parcours
3 personnes
25
Vérifier les informations météo et de sécurité
26
Vérifier le sol de la salle et les vestiaires
2 personnes
27
Monter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Balisage du parcours
4 personnes
29
Installer les flèches et les panneaux de distance
3 personnes
30
Installer les tables d'inscription
3 personnes
31
Installer les tables des postes de secours
3 personnes
32
Tester l’équipement de chronométrage
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
35
Aménager le point café et boissons
3 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Baliser les vestiaires et la zone des bagages
2 personnes
38
Préparer les kits de départ par participant
4 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les inscriptions et la remise
5 personnes
41
Recevoir et étiqueter les bagages
3 personnes
42
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
43
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
44
Lancer le marathon
3 personnes
45
Assurer le suivi des tours et des horaires
4 personnes
46
Accompagner les participants le long des postes du parcours
6 personnes
47
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner en fruits et barres énergétiques
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Vérifier les vestiaires
2 personnes
53
Gérer la distribution des bagages
3 personnes
54
Remettre la médaille des finishers
3 personnes
55
Enregistrer les arrivants
2 personnes
56
Vérifier les listes des temps d'arrivée
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Faire les annonces de clôture
59
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Démonter le matériel du parcours
4 personnes
61
Démonter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Collecter et trier les déchets
3 personnes
64
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
65
Nettoyer le point café
2 personnes
66
Nettoyer les vestiaires et les toilettes
3 personnes
67
Remettre la salle avec un sol propre
3 personnes
68
Éteindre le système de pointage horaire
2 personnes
69
Débrancher la sonorisation
2 personnes
70
Stocker les restes au frais
2 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Publier les résultats
75
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 35
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 12
Barrières de fouleqté 20
Assiettes rondesqté 10
Panneaux de distanceqté 20
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles des participantsqté 180
Prixqté 6
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Étiquettes de bagagesqté 180
Couvertures de survieqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Balancesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bouteilles isothermesqté 6
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de directionqté 25
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Pompes de désinfectionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par mesurer la capacité réelle de la halle et dessine le parcours avec les zones de départ et d’arrivée. Prévois une largeur suffisante aux passages étroits et installe les panneaux de distance avant l’arrivée des participants.
Ouvre les inscriptions seulement après avoir fixé le nombre maximal de coureurs. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, puis envoie les confirmations et les consignes de sécurité au plus tard 7 jours avant la course.
Répartis les bénévoles par poste avec un responsable pour le départ, l’arrivée, le parcours, les ravitaillements et les bagages. Prévois une relève si un poste doit rester occupé pendant plusieurs heures.
Teste le chronométrage avant le jour J, notamment les tapis, les chronomètres, l’ordinateur et l’imprimante. Fais un essai complet avec un dossard test afin de vérifier que les résultats sont bien enregistrés et récupérables.
Ne garde pas les achats et la préparation des boissons pour la veille au soir. Mets les boissons au frais la veille, prépare les kits de départ et vérifie le matériel du parcours le jour précédent, avec un contrôle final de la météo et de la sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un marathon en salle ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver la halle, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions et commander les dossards et les médailles. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les affectations des bénévoles et les contrôles techniques.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoie l’itinéraire, les règles de sécurité, les horaires et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Renvoye un rappel 24 à 48 heures avant le départ, avec les éventuelles modifications.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon en salle ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de coureurs, mais répartis au minimum une personne à l’accueil, une au départ, une à l’arrivée, plusieurs sur le parcours et une pour les ravitaillements. Établis les postes au moins 7 jours avant pour pouvoir remplacer les absents.
Que faut-il vérifier la veille d’un marathon en salle ?: La veille, vérifie le balisage, les barrières, les tapis de chronométrage, la sonorisation, les dossards et les sacs. Mets aussi les boissons au frais et confirme la présence des premiers secours avant de fermer la salle.

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