Indoor-Marathon organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Indoor-Marathon entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Ablauf. Kläre zuerst Hallenkapazität, Parcours und Start-Ziel-Bereich, bevor du Anmeldungen öffnest oder Material reservierst. Danach folgen Teilnehmerverwaltung, Helferplanung, Zeitmessung und Sicherheitskommunikation. Plane den Aufbau so, dass am Veranstaltungstag nur noch Parcours, Technik, Startunterlagen und Verpflegung kontrolliert werden müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Saalkapazität bestätigen
2
Parcours durch die Halle auslegen
2 Personen
3
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
4
Raum- und Materialreservierungen vornehmen
5
Eventversicherung prüfen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerbestätigungen versenden
11
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
12
Routen- und Sicherheitsanweisungen versenden
13
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
14
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
15
Zeitmessung einrichten
2 Personen
16
Musik und Durchsagen vorbereiten
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
18
Startnummern und Medaillen bestellen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
21
Teilnehmerliste und Armbänder sortieren
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Parcoursmaterial aufstellen
3 Personen
25
Wetter- und Sicherheitsinformationen prüfen
26
Hallboden und Umkleiden kontrollieren
2 Personen
27
Start- und Zielbögen aufbauen
4 Personen
28
Parcours absperren
4 Personen
29
Pfeile und Entfernungsschilder aufstellen
3 Personen
30
Tische für die Anmeldung aufstellen
3 Personen
31
Tische für Sanitätsstationen aufstellen
3 Personen
32
Zeiterfassungsgeräte testen
2 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
35
Kaffee- und Getränkepunkt einrichten
3 Personen
36
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
37
Umkleiden und Gepäckbereich markieren
2 Personen
38
Startpakete pro Teilnehmer bereitlegen
4 Personen
39
Volunteer-Briefing geben
2 Personen

Event

40
Anmeldung und Ausgabe öffnen
5 Personen
41
Gepäck annehmen und beschriften
3 Personen
42
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
43
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
44
Marathon starten
3 Personen
45
Runden- und Zeitnahme führen
4 Personen
46
Teilnehmer entlang der Streckenposten begleiten
6 Personen
47
Wasser und Sportgetränke servieren
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Obst und Energieriegel auffüllen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
53
Gepäckausgabe organisieren
3 Personen
54
Finisher-Medaille überreichen
3 Personen
55
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
56
Endzeitlisten prüfen
2 Personen
57
Preisverleihung durchführen
3 Personen
58
Abschließende Hinweise geben
59
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Parcoursmaterial abbauen
4 Personen
61
Start- und Zielbögen abbauen
4 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
64
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
65
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
66
Umkleiden und Toiletten reinigen
3 Personen
67
Sauberen Hallenboden übergeben
3 Personen
68
Zeiterfassungsgeräte ausschalten
2 Personen
69
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen gekühlt lagern
2 Personen
71
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
72
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Ergebnisse veröffentlichen
75
Teilnehmerdankeschöns versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 35
UmkleidebänkeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
KegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
Runde TellerAnz. 10
AbstandsschilderAnz. 20
StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
TeilnehmermedaillenAnz. 180
PreiseAnz. 6
ZeitmessmattenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
WarnwestenAnz. 20
GepäckanhängerAnz. 180
NotfalldeckenAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WaagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ThermosflaschenAnz. 6
KühltaschenAnz. 4

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
PfeiltafelnAnz. 25
NamensschilderAnz. 40
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Parcours mindestens vier Wochen vorher in der Halle aus und prüfe, ob Startbogen, Zielbogen, Kegel und Absperrungen ausreichend breite Laufwege lassen. Markiere Engstellen und Richtungswechsel sichtbar.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Kapazität, Versicherungsprüfung und Raumnutzung geklärt sind. Verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens sieben Tage vor dem Lauf zusammen mit Routen-, Sicherheits- und Anreisehinweisen.
Plane Helfer nicht nur für den Parcours ein: Du brauchst zusätzlich feste Zuständigkeiten für Startnummernausgabe, Zeitmessung, Gepäck, Erste Hilfe, Durchsagen und Verpflegung. Bestätige die Erste-Hilfe-Besetzung spätestens eine Woche vorher.
Richte die Zeitmessung am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor dem Start ein und teste Laptop, Zeitmessmatten, Stoppuhren, Stromversorgung und Lautsprecher gemeinsam. Ein Probelauf mit einer Startnummer verhindert Fehler bei der Ergebnisliste.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle Snacks portionsweise bereit. Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einer Trinkmöglichkeit im Zielbereich und halte Ernährungswünsche aus der Anmeldung getrennt von der allgemeinen Ausgabe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Indoor-Marathon organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Hallenkapazität, Parcours, Raumreservierungen und Versicherung geklärt sein; danach können Anmeldung und Materialplanung starten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Indoor-Marathon?: Für einen kleinen Lauf solltest du mindestens sechs bis acht Helfer fest einteilen: zwei für Start und Ziel, zwei für den Parcours, eine Person für Zeitmessung, eine für Erste Hilfe und weitere für Ausgabe und Verpflegung. Bei vielen Teilnehmern braucht jeder zusätzliche Kontrollpunkt mindestens eine eigene Person.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen für einen Indoor-Marathon?: Sende die Bestätigung und Sicherheitsanweisungen spätestens sieben Tage vor dem Termin. Eine kurze Erinnerung mit Startzeit, Startnummernausgabe, Umkleiden und Gepäckregelung folgt am besten 24 bis 48 Stunden vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Indoor-Marathons?: Plane mindestens drei Stunden für Parcours, Absperrungen, Start-Ziel-Bereich, Technik und Verpflegung ein. Die Zeitmessung sollte zusätzlich spätestens zwei Stunden vor dem Start vollständig getestet sein.

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