Indoor marathon organiseren: checklist en planning

Een indoor marathon vraagt om meer dan een parcours en een startschot. Je moet de hal logisch indelen, rondes controleerbaar maken en deelnemers vooraf precies informeren over start, finish en veiligheid. Plan daarnaast tijdregistratie, EHBO, vrijwilligers en catering als één geheel. Met deze checklist werk je van zaalreservering en inschrijving naar startpakketten, parcoursopbouw en de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaalcapaciteit bevestigen
Parcours door de hal uitzetten
2 personen
Start- en finishzone vastleggen
2 personen
Reserveringen voor zaal en materiaal maken
Evenementverzekering controleren
Uitnodigingen versturen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestigingen versturen
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
Route- en veiligheidsinstructies versturen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
Tijdregistratie instellen
2 personen
Muziek en omroep voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Startnummers en medailles bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Deelnemerslijst en polsbandjes sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Parcoursmateriaal klaarzetten
3 personen
Weers- en veiligheidsinformatie controleren
Zaalvloer en kleedkamers controleren
2 personen
Start- en finishbogen opbouwen
4 personen
Parcours afzetten
4 personen
Pijlen en afstandsborden plaatsen
3 personen
Tafels voor inschrijving opstellen
3 personen
Tafels voor verzorgingsposten opstellen
3 personen
Tijdregistratieapparatuur testen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Koffie- en drinkpunt inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Kleedkamers en bagagezone markeren
2 personen
Startpakketten per deelnemer klaarleggen
4 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Inschrijving en uitgifte openen
5 personen
Bagage innemen en labelen
3 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Marathon starten
3 personen
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
4 personen
Deelnemers langs parcoursposten begeleiden
6 personen
Water en sportdrank serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en energierepen aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Bagage uitgifte verzorgen
3 personen
Finishers medaille uitreiken
3 personen
Finishers registreren
2 personen
Eindtijdlijsten controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afsluitende mededelingen doen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Parcoursmateriaal afbreken
4 personen
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Kleedkamers en toiletten schoonmaken
3 personen
Zaalvloer schoon opleveren
3 personen
Tijdregistratieapparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Overgebleven eten gekoeld opslaan
2 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankingen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 35
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 12
Dranghekkenaantal 20
Rondebordenaantal 10
Afstandsbordenaantal 20
Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 180
Deelnemersmedaillesaantal 180
Prijzenaantal 6
Tijdregistratiemattenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Reflectievestenaantal 20
Bagagelabelsaantal 180
Nooddekensaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Weegschalenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermosflessenaantal 6
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Pijlenbordenaantal 25
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Desinfectiepompjesaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours ruim vóór de wedstrijddag uit met pionnen, afzetlint, dranghekken, rondeborden en afstandsborden. Loop de route daarna zelf volledig na en controleer of start en finish nergens kruisen.
Bevestig EHBO en vrijwilligers niet pas in de laatste week. Deel posten vooraf in en geef iedere vrijwilliger route-, veiligheids- en communicatie-instructies, zodat er op de dag zelf geen onbeheerde post ontstaat.
Stel de deelnemerslijst, startnummers, polsbandjes en bagagelabels tegelijk samen. Print de lijst en test de printer minimaal één dag eerder; een lege cartridge of ontbrekende kabel vertraagt de uitgifte direct.
Test tijdregistratiematten, stopwatches, laptop, geluidsinstallatie en microfoon vóór de deuren opengaan. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations klaar op vaste plekken en wijs één persoon aan voor technische problemen.
Bereid drinken en hapjes in rondes voor en zet dranken op tijd koud. Controleer ook dieetwensen vóór het boodschappen doen; water, koffie en catering worden vaak wel geregeld, maar speciale verzoeken te laat verwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een indoor marathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met zaal, capaciteit, verzekering en materiaal. Open de inschrijving zodra parcours en veiligheidsinformatie vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een indoor marathon?: Plan minimaal één vrijwilliger per bemande post en daarnaast minstens twee mensen voor start, finish en deelnemersuitgifte. Tel voor een kleine indoor marathon meestal 8 tot 12 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal rondes en deelnemers.
Wanneer moet ik de deelnemersbevestiging versturen?: Stuur de bevestiging ongeveer 7 dagen voor de marathon. Vermeld daarin starttijd, route, veiligheidsinstructies, registratie, bagage, dieetafspraken en wat deelnemers bij aankomst moeten meenemen.
Wanneer moet ik het indoor parcours opbouwen?: Bouw het parcours minimaal 2 uur vóór de start op en reserveer daarna minstens 30 minuten voor een volledige veiligheidsronde. Controleer vooral kruisingen, doorgangen, start- en finishzone en de zichtbaarheid van rondeborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.