Organiser un marathon en salle : la checklist complète

Un marathon en salle demande une préparation précise, car le parcours, les flux de participants et le matériel doivent fonctionner dans un espace fermé. Commence par confirmer la capacité de la halle et la date, puis construis le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, finaliser le chronométrage et préparer les dossards. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la capacité de la salle
Balisage du parcours dans la halle
2 personnes
Définir la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
Réserver la salle et le matériel
Vérifier l’assurance de l’événement
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations des participants
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Envoyer les consignes d'itinéraire et de sécurité
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Confirmer le personnel de premiers secours
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Commander les dossards et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier la liste des participants et les bracelets
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel du parcours
3 personnes
Vérifier les informations météo et de sécurité
Vérifier le sol de la salle et les vestiaires
2 personnes
Monter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Installer les flèches et les panneaux de distance
3 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les tables des postes de secours
3 personnes
Tester l’équipement de chronométrage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Baliser les vestiaires et la zone des bagages
2 personnes
Préparer les kits de départ par participant
4 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions et la remise
5 personnes
Recevoir et étiqueter les bagages
3 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer le marathon
3 personnes
Assurer le suivi des tours et des horaires
4 personnes
Accompagner les participants le long des postes du parcours
6 personnes
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner en fruits et barres énergétiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Gérer la distribution des bagages
3 personnes
Remettre la médaille des finishers
3 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Vérifier les listes des temps d'arrivée
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire les annonces de clôture
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel du parcours
4 personnes
Démonter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les vestiaires et les toilettes
3 personnes
Remettre la salle avec un sol propre
3 personnes
Éteindre le système de pointage horaire
2 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 35
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 12
Barrières de fouleqté 20
Assiettes rondesqté 10
Panneaux de distanceqté 20
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles des participantsqté 180
Prixqté 6
Tapis de chronométrageqté 2
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Étiquettes de bagagesqté 180
Couvertures de survieqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Balancesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bouteilles isothermesqté 6
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de directionqté 25
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2
Pompes de désinfectionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant les inscriptions : indique clairement le départ, l’arrivée, les distances et les zones de passage avec des cônes, du ruban et des panneaux. Prévois aussi un itinéraire de secours si une partie de la halle devient inaccessible.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la course. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, d’imprimer les dossards et de préparer les bracelets par ordre de retrait.
Répartis les bénévoles par poste au plus tard 5 jours avant l’événement : accueil, parcours, ravitaillement, bagages et arrivée. Donne à chaque responsable un horaire, un numéro de contact et une consigne écrite.
Teste le chronométrage avant l’ouverture des portes. Vérifie les tapis, les chronomètres, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges, puis garde une solution manuelle si le système tombe en panne.
Prépare les boissons et les encas le jour précédent, puis mets les boissons au frais plusieurs heures avant le départ. Contrôle aussi la météo et les consignes de sécurité, même si la course se déroule à l’intérieur.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon en salle ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, la capacité de la halle et le parcours sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Ferme-les environ 7 jours avant afin de finaliser les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un marathon en salle ?: Prévois au minimum 1 bénévole par poste de contrôle et 1 responsable pour chaque zone importante : accueil, parcours, ravitaillement, bagages et arrivée. Pour une petite course, commence avec 8 à 12 bénévoles, puis augmente selon le nombre de participants et les points de passage.
Quand préparer les dossards et les kits de départ ?: Prépare les dossards dès que les inscriptions sont closes, environ 5 à 7 jours avant l’événement. Compose les kits de départ la veille et trie-les par numéro ou par ordre alphabétique pour accélérer la remise.
Que faut-il vérifier le jour d’un marathon en salle ?: Vérifie au moins 3 heures avant le départ le balisage, les arches, les tapis de chronométrage, la sonorisation, les prises électriques, les boissons et les issues de sécurité. Fais ensuite un tour complet du parcours avec les responsables de poste avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.