Indoor-Marathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Indoor-Marathon braucht mehr als eine freie Halle und eine markierte Strecke. Du musst Kapazität, Rundenführung, Start und Ziel, Zeitmessung, Helfer, Erste Hilfe und Verpflegung aufeinander abstimmen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Anmeldung, Reservierungen und Sicherheitsplanung; am Veranstaltungstag zählt ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Hallenprüfung bis zu Starterpaketen, kalten Getränken und der letzten Streckenkontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Saalkapazität bestätigen
Parcours durch die Halle auslegen
2 Personen
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
Raum- und Materialreservierungen vornehmen
Eventversicherung prüfen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerbestätigungen versenden
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Routen- und Sicherheitsanweisungen versenden
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung bestätigen
Zeitmessung einrichten
2 Personen
Musik und Durchsagen vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Startnummern und Medaillen bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Teilnehmerliste und Armbänder sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Parcoursmaterial aufstellen
3 Personen
Wetter- und Sicherheitsinformationen prüfen
Hallboden und Umkleiden kontrollieren
2 Personen
Start- und Zielbögen aufbauen
4 Personen
Parcours absperren
4 Personen
Pfeile und Entfernungsschilder aufstellen
3 Personen
Tische für die Anmeldung aufstellen
3 Personen
Tische für Sanitätsstationen aufstellen
3 Personen
Zeiterfassungsgeräte testen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
Kaffee- und Getränkepunkt einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Umkleiden und Gepäckbereich markieren
2 Personen
Startpakete pro Teilnehmer bereitlegen
4 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen

Event

Anmeldung und Ausgabe öffnen
5 Personen
Gepäck annehmen und beschriften
3 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
Marathon starten
3 Personen
Runden- und Zeitnahme führen
4 Personen
Teilnehmer entlang der Streckenposten begleiten
6 Personen
Wasser und Sportgetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Energieriegel auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Gepäckausgabe organisieren
3 Personen
Finisher-Medaille überreichen
3 Personen
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
Endzeitlisten prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abschließende Hinweise geben
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Parcoursmaterial abbauen
4 Personen
Start- und Zielbögen abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Umkleiden und Toiletten reinigen
3 Personen
Sauberen Hallenboden übergeben
3 Personen
Zeiterfassungsgeräte ausschalten
2 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen gekühlt lagern
2 Personen
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmerdankeschöns versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 35
UmkleidebänkeAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
KegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 20
Runde TellerAnz. 10
AbstandsschilderAnz. 20
StartnummernAnz. 180
StartnummernbänderAnz. 180
TeilnehmermedaillenAnz. 180
PreiseAnz. 6
ZeitmessmattenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
WarnwestenAnz. 20
GepäckanhängerAnz. 180
NotfalldeckenAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WaagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ThermosflaschenAnz. 6
KühltaschenAnz. 4

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
PfeiltafelnAnz. 25
NamensschilderAnz. 40
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Hallengröße und Kapazität, bevor du die Anmeldung öffnest. Zeichne den Rundkurs mit Start- und Zielzone ein und prüfe, ob Ein- und Ausgänge, Umkleiden sowie Fluchtwege frei bleiben.
Plane die Helferposten spätestens 14 Tage vor dem Lauf. Weise jeder Station eine Person zu und bestätige die Erste-Hilfe-Besetzung separat, statt diese Aufgabe am Veranstaltungstag nebenbei zu verteilen.
Schicke Routen- und Sicherheitsanweisungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Indoor-Marathon. Nenne darin Startnummernausgabe, Gepäckabgabe, Laufweg, Verhalten bei Überholungen und den Standort der Ersten Hilfe.
Richte Zeitmessung, Mikrofon und Beschallung vor dem Einlass vollständig ein. Teste Laptop, Drucker, Zeitmessmatten, Stoppuhren und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem Start gemeinsam mit dem zuständigen Helfer.
Stelle Starterpakete, Startnummernbänder und Medaillen am Vorabend zusammen. Kühle Getränke frühzeitig, bereite Snacks getrennt nach Ernährungswünschen vor und kontrolliere Absperrungen, Warnwesten sowie Notfalldecken vor dem Öffnen der Halle.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Indoor-Marathon organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Halle, Kapazität, Versicherung und Materialreservierungen. Anmeldung, Helferplanung und Bestellungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Indoor-Marathon?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Strecken- oder Kontrollposten sowie eine separate Erste-Hilfe-Besetzung. Ergänze Helfer für Anmeldung, Zeitmessung, Gepäck, Verpflegung und Lautsprecherdurchsagen; die genaue Zahl hängt von Hallengröße und Teilnehmerzahl ab.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die verbindliche Teilnehmerbestätigung nach Prüfung der Anmeldung und die detaillierten Routen- und Sicherheitsinformationen 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. Die Startnummernliste sollte spätestens am Vortag gedruckt und sortiert sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau in der Halle?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Parcours, Start- und Zielbogen, Absperrungen, Zeitmessung, Anmeldung und Verpflegung ein. Führe danach einen vollständigen Rundgang durch, bevor die Teilnehmer eintreffen.

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