Checklist inclusieve wandeltocht organiseren

Een inclusieve wandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Controleer vooraf of het parcours toegankelijk is, leg rustpunten vast en regel begeleiding voor verschillende groepen. Denk ook aan vergunningen, een calamiteitenplan en voldoende duidelijke routeborden. Met deze checklist werk je van route en aanmeldingen naar de inrichting van start, rustpunten en ontvangst, zodat deelnemers op de dag zelf weten waar ze aan toe zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Toegankelijkheid van route controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Rustpunten op de route vastleggen
2 personen
Veiligheids- en calamiteitenplan maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders voor groepen indelen
2 personen
Route opnieuw proeflopen
3 personen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Route markeren
4 personen
Rustpunten inrichten
3 personen
Toegankelijke toiletten controleren
EHBO-materiaal klaarleggen
Dranken en snacks klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startuitleg geven
2 personen
Wandelaars begeleiden
8 personen
Rustpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route en achterblijvers controleren
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Eten en drinken serveren
5 personen
Allergievrije maaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Rustbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Kommenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Schenkkanenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 25
Pionnenaantal 20
Wandelstokkenaantal 10
Reflectiehesjesaantal 12
Paraplu'saantal 8

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlenstickersaantal 40
Naamstickersaantal 80

Catering

EHBO-koffer
Routekaartenaantal 80
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Proefloop de route opnieuw voordat je de deelnemersinformatie verstuurt. Controleer daarbij niet alleen de afstand, maar ook obstakels, ondergrond, hellingen, doorgangen en de bereikbaarheid van toegankelijke toiletten.
Leg rustpunten ruim vooraf vast en richt ze herkenbaar in met rustbanken, water en beschutting. Plan per rustpunt wie aanvult, wie deelnemers opvangt en hoe je hulp inschakelt bij een calamiteit.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer de boodschappenlijst daarna nog een keer. Koel eten en drinken op tijd en zet bij de ontvangsttafel duidelijke informatie klaar over inhoud en allergenen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en koppel begeleiders aan de groepen. Zorg op de dag zelf voor een actuele deelnemerslijst, megafonen, powerbanks en reflectiehesjes voor zichtbaarheid en communicatie.
Markeer de route vóór de ontvangst begint met routeborden, pijlenstickers en pionnen. Loop de volledige route na de plaatsing nog één keer na, vooral bij kruisingen, bochten en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen afslaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inclusieve wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, datum en startlocatie. Regel vergunningen en meldingen zo vroeg mogelijk, zodat je nog tijd hebt om de route aan te passen als de toegankelijkheid of veiligheid niet voldoet.
Hoe controleer ik of een wandelroute toegankelijk is?: Proefloop de route minstens twee keer: eerst bij de voorbereiding en opnieuw kort voor de tocht. Controleer per deelstuk de ondergrond, breedte, hellingen, obstakels, rustmogelijkheden en toegankelijke toiletten; noteer ook waar deelnemers hulp kunnen nodig hebben.
Hoeveel rustpunten heeft een inclusieve wandeltocht nodig?: Plan minimaal één rustpunt per 3 tot 5 kilometer en meer als de route hellingen, losse ondergrond of veel hoogteverschil bevat. Zorg bij elk punt voor zitgelegenheid, drinken, beschutting en een aangewezen vrijwilliger.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een wandeltocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Vermeld de starttijd, route en afstand, toegankelijkheidsinformatie, bereikbaarheid, wat deelnemers zelf meenemen en een contactnummer voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.