Checklist voor een imkerij open dag organiseren
Een imkerij open dag vraagt om meer dan een rondleiding en een tafel met honing. Je organiseert tegelijk een veilige bezoekersroute, demonstraties, kinderactiviteiten, verkoop en voorzieningen voor koffie en toiletgebruik. Begin met datum, programma en meldingen, en werk daarna toe naar een duidelijke taakverdeling. Vooral de scheiding tussen bijenstand en publiekszone, de briefing van imkers en een plan voor wisselvallig weer regel je liever ruim op tijd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Openings- en sluitingstijden bepalen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Reserveringen voor toiletvoorzieningen maken
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Veilige bezoekersroute bepalen
2 personen
Bijenstand en publiekszone scheiden
2 personen
Demonstraties met imkers plannen
2 personen
Rondleidingen inplannen
2 personen
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
Verkoopassortiment vaststellen
2 personen
Honingvoorraad controleren
Productetiketten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Buurt en verenigingen informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Instructies voor vrijwilligers maken
2 personen
Veiligheidsinstructie voor imkers maken
2 personen
Weersverwachting volgen
Programma aan bezoekers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Honing en producten inkopen
2 personen
Verse catering inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Honingproducten klaarzetten
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Parkeer- en fietszone markeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bezoekersroute afzetten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Verkoopkraam inrichten
2 personen
Proefhoek inrichten
2 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Bijenpakken en demonstratiemateriaal klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Event
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Bijenleven demonstreren
2 personen
Bijenpakken uitlenen
2 personen
Kinderen begeleiden
2 personen
Honing laten proeven
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verkoopkraam bemannen
2 personen
Voorraad verkoop aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste rondleiding aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
Bijenstand opnieuw afsluiten
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoon opleveren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Kraamtafelsaantal 3
- Tafelkleedsetsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 5
- Mobiele geluidsset
- Microfoonaantal 2
- Kassa
- Pinapparaat
- Handmegafoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 5
- Maatbekersaantal 3
- Koelelementenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Kommetjesaantal 30
- Besteksetsaantal 100
- Theelepelsaantal 50
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Honingraatdecoratieaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
- Tafelnummersaantal 8
- Prijshoudersaantal 20
- Wegwijzerbordenaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
Veiligheid
- Bijenpakkenaantal 8
- Imkerhoedenaantal 10
- Beschermhandschoenenaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
- Afzetlintrollenaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de publieksroute zo dat bezoekers niet onverwacht bij de bijenstand uitkomen. Zet de demonstratiezone apart en wijs vrijwilligers aan die groepen begeleiden; controleer de route uiterlijk een week vooraf opnieuw.
- Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Zo voorkom je opstoppingen en weet je hoeveel imkers en begeleiders per ronde nodig zijn.
- Laat vrijwilligers minstens 30 minuten vóór opening aanwezig zijn voor een korte veiligheidsinstructie. Bespreek wie bezoekers ontvangt, wie de route bewaakt en wie vragen over allergieën of steken opvangt.
- Controleer de honingvoorraad en etiketten vóór je de open dag publiceert. Een verkooppunt met pinapparaat, kassa en duidelijke productinformatie werkt alleen als voorraad, betaalwijze en prijsinformatie vooraf kloppen.
- Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen voor de open dag en maak uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over partytenten, bescherming van apparatuur en eventuele aanpassingen aan het programma. Denk ook aan droge zitplaatsen en een veilige stroomvoorziening.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een imkerij open dag?
- Plan een open dag meestal als programma van 4 tot 6 uur, bijvoorbeeld met rondleidingen van 30 tot 45 minuten. Houd tussen onderdelen 10 tot 15 minuten vrij voor doorstroming en vragen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een imkerij open dag?
- Reken bij een kleine open dag op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers tegelijk, naast de imkers. Verdeel de rollen over ontvangst, routebegeleiding, verkoop, koffie en toezicht bij de bijenstand.
- Wanneer moet je een imkerij open dag aankondigen?
- Publiceer datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de open dag op, zodat je catering en rondleidingen kunt bijstellen.
- Hoe maak je een imkerij open dag veilig voor bezoekers?
- Scheid de bijenstand fysiek van de publiekszone en leg de bezoekersroute vooraf vast. Geef alle imkers en vrijwilligers vóór opening een veiligheidsinstructie en controleer de route opnieuw na regen of harde wind.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!