Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de l’apiculture

Une journée portes ouvertes dans un rucher demande une préparation précise, car le public doit découvrir les abeilles sans entrer dans leur zone de travail. Cette checklist regroupe les tâches à suivre pour organiser les horaires, les visites, les démonstrations, les inscriptions et l’accueil. Elle vous aide aussi à prévoir les bénévoles, le matériel de restauration, les paiements et les solutions de repli en cas de météo défavorable. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps de vérifier les autorisations et l’assurance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les heures d’ouverture et de fermeture
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Faire des réservations pour les sanitaires
Créer le plan du site
2 personnes
Déterminer un parcours sécurisé pour les visiteurs
2 personnes
Séparer le stand d’abeilles et la zone du public
2 personnes
Planifier des démonstrations avec des apiculteurs
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Définir l’assortiment de vente
2 personnes
Vérifier les stocks de miel
Vérifier les étiquettes des produits
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Informer le quartier et les associations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Créer les instructions pour les bénévoles
2 personnes
Créer des consignes de sécurité pour les apiculteurs
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Confirmer le programme aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter le miel et les produits
2 personnes
Acheter de la restauration fraîche
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Mettre les produits au miel en place
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Baliser la zone de stationnement et de vélos
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Balisage du parcours visiteurs
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager le stand de vente
2 personnes
Aménager le coin dégustation
2 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Préparer les costumes d’abeille et le matériel de démonstration
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Faire une démonstration de la vie des abeilles
2 personnes
Prêter des combinaisons d’apiculteur
2 personnes
Accompagner les enfants
2 personnes
Faire déguster le miel
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le stand de vente
2 personnes
Réapprovisionner les stocks de vente
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer la dernière visite guidée
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Refermer le rucher
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tabourets de barqté 6
Tables de standqté 3
Sets de nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 5
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 50
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Décoration en alvéolesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Numéros de tableqté 8
Porte-prixqté 20
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Sécurité

Combinaisons d’apiculteurqté 8
Chapeaux d’apiculteurqté 10
Gants de protectionqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Sécurisez le parcours avant d’annoncer la journée : séparez clairement le stand d’abeilles de la zone publique et prévoyez une circulation à sens unique si l’espace est réduit.
Ne limitez pas les bénévoles au jour J. Prévoyez un planning par créneaux, avec au moins une personne pour l’accueil, une pour les visites et une pour la caisse pendant chaque période d’ouverture.
Confirmez le programme aux visiteurs quelques jours avant l’événement, notamment les horaires des visites guidées, les démonstrations et les activités destinées aux enfants.
Vérifiez les stocks de miel et les étiquettes avant l’installation des tables de vente. Une rupture ou une étiquette manquante se repère souvent trop tard, lorsque les visiteurs sont déjà présents.
Testez l’alimentation électrique et les moyens de communication avant l’ouverture : rallonges, multiprises, sonorisation, microphone et terminal de paiement doivent fonctionner sur place, pas seulement au bureau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de l’apiculture ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations et l’assurance, réserver les sanitaires, recruter les bénévoles et communiquer le programme.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes dans un rucher ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les visites et 1 pour la vente ou la caisse sur chaque créneau. Pour une journée de 6 heures, organisez deux équipes afin d’éviter les absences aux postes clés.
Quand faut-il vérifier la météo pour une journée portes ouvertes de l’apiculture ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 24 heures avant l’ouverture. Décidez au plus tard la veille du maintien des activités extérieures ou de leur adaptation.
Quand confirmer les inscriptions et le programme aux visiteurs ?: Envoyez une confirmation 3 à 5 jours avant la journée. Rappelez les heures d’ouverture, le créneau réservé, la durée des visites et les éventuels besoins alimentaires transmis lors de l’inscription.

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