Zo organiseer je een illustratieworkshop

Begin met de workshopruimte en datum, en werk daarna terug vanaf het moment waarop deelnemers binnenkomen. Regel eerst inschrijvingen en dieetwensen, zodat je weet voor hoeveel mensen je materialen, koffie en thee nodig hebt. Bestel en verdeel de tekenmaterialen vervolgens per werkplek en test de presentatie minstens één dag vooraf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke werkplekken en een docent die zonder technische onderbreking kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Workshopdatum bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Programma naar deelnemers sturen
8
Materialen bestellen
9
Docentenbriefing voorbereiden
10
Voorbeeldillustraties selecteren
11
Lesmateriaal afdrukken
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Materiaalkits samenstellen
3 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Naamkaartjes maken
17
Routebordjes printen
18
Techniek en presentatie testen
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Werkplekken inrichten
3 personen
21
Presentatietafel inrichten
2 personen
22
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Inchecktafel klaarzetten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Workshop introduceren
27
Illustratietechniek demonstreren
2 personen
28
Deelnemers begeleiden
3 personen
29
Pauzehapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Tweede oefening uitleggen
32
Individuele feedback geven
3 personen
33
Avondmaaltijd serveren
3 personen
34
Eindwerken presenteren
2 personen
35
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Materialen verzamelen
3 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugzetten
3 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Foto's en werkstukken delen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Presentatietafel
Inchecktafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Documentcamera
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapierblokkenaantal 24
Aquarelpapierblokkenaantal 12
Schetsboekenaantal 24
Grafietpotlodenaantal 48
Kleurpotlodensetsaantal 12
Finelinersetsaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselensetsaantal 12
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 12
Linialenaantal 24
Tekentafelklemmenaantal 24
Snijmattenaantal 12
Scharenaantal 12
Plakstiftenaantal 24
Waskrijtaantal 12
Mengpalettenaantal 24
Waterbakjesaantal 24
Schortenaantal 28
Tafelezelsaantal 12
Fixatiefsprayaantal 4
Papieren tapeaantal 12
Kleefgumaantal 4
Opbergmappenaantal 28

Servies

Mokkenaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerplateausaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 28
Tafellopersaantal 6
Informatiebordenaantal 4
Kleefhakenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte-indeling voordat je tafels en stoelen klaarzet. Geef iedere deelnemer een vaste werkplek en houd een aparte presentatietafel en inchecktafel vrij.
Bestel materialen op basis van het definitieve aantal deelnemers en leg per werkplek papier, potloden, fineliners, gummen en puntenslijpers klaar. Neem extra exemplaren mee van verbruiksmaterialen, zodat je tijdens de workshop niet hoeft te improviseren.
Test projector, laptop, projectiescherm en documentcamera uiterlijk één dag van tevoren samen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de zichtbaarheid vanaf de achterste werkplek.
Stuur het programma en de route minstens 3 dagen voor de workshop naar deelnemers. Zet routebordjes op de dag zelf op tijd buiten en leg naamkaartjes klaar bij de inchecktafel.
Koel dranken en zet koffie en thee klaar voordat de eerste deelnemer arriveert. Reserveer voor ontvangst en registratie minimaal 15 minuten, zodat de docent niet tegelijk hoeft in te checken en les te geven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd van tevoren moet je een illustratieworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte en datum. Verstuur uitnodigingen zodra die twee zaken vaststaan en bestel de materialen zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is.
Hoeveel materiaal heb je nodig per deelnemer voor een illustratieworkshop?: Voorzie per deelnemer minstens één werkblad of schetsboek, een potlood, gum, puntenslijper en de gekozen tekenmaterialen. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra verbruiksmateriaal klaar voor beschadiging, verlies of onverwachte aanmeldingen.
Wanneer moet je de techniek voor een illustratieworkshop testen?: Test laptop, projector, scherm, documentcamera, luidspreker en kabels uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de workshopdag nogmaals of het beeld en geluid vanaf de achterste tafel goed zichtbaar en hoorbaar zijn.
Hoe richt je werkplekken in voor een illustratieworkshop?: Zet de tafels zo neer dat iedere deelnemer voldoende tekenruimte heeft en de demonstratie kan volgen. Richt alle werkplekken vóór de ontvangst in en leg lesmateriaal, werkbladen en materiaalkits uiterlijk 30 minuten voor aanvang klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.