Checklist voor een hondenschool open dag organiseren
Een hondenschool open dag vraagt om meer dan een programma en een paar demonstraties. Je regelt tegelijk veilige hondenvelden, ontvangst van bezoekers, trainers, vrijwilligers, catering en materiaal voor agility en training. Begin met datum, programma en vergunningen; werk daarna toe naar aanmeldingen, terreinindeling en het draaiboek. In de laatste week zitten vooral controles die vaak te laat gebeuren: de weersverwachting, koeling, geprinte bezoekerslijsten en het laden van alle materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Hondentrainers bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst afdrukken
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
Hondenwelkomstpakket samenstellen
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
Prijslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Hondenvelden controleren
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Laadplan voor vervoer maken
Event
Locatie openen
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hondenwaterpunten plaatsen
2 personen
Agilityparcours opbouwen
3 personen
Demoveld afzetten
2 personen
Verkeersroute markeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Honden welkom heten
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen geven
3 personen
Puppytraining demonstreren
2 personen
Gehoorzaamheid demonstreren
2 personen
Agility demonstreren
3 personen
Vraag-en-antwoordsessie begeleiden
2 personen
Proeflessen begeleiden
4 personen
Inschrijvingen voor lessen verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Hondenwater verversen
2 personen
Terrein schoon en veilig houden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Materialen afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Nazorg
Terrein schoonmaken
4 personen
Hondenpoep opruimen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Aanmeldingen administratief verwerken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 4
- Infobalie
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkasten
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare accu'saantal 4
Sportmateriaal
- Agility tunnelsaantal 2
- Agility sprongenaantal 4
- Agility slalomstokkenaantal 12
- Agility raakvlak
- Trainingsmattenaantal 6
- Apporteerballenaantal 12
- Flostouwenaantal 12
- Clickersaantal 12
- Targetstokkenaantal 6
- Voerzakjesaantal 12
- Lange lijnenaantal 12
- Halsbandenaantal 12
- Trainingslijnenaantal 12
- Waterbakkenaantal 12
- Hondenbenchaantal 2
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 24
- Rubberen pionnenaantal 20
- Poepzakdispensersaantal 6
- Hondenhanddoekenaantal 20
- Reddingsdekensaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naambordjesaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Pijlbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 10
- Informatiebordenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerbestekaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
- Voedselthermometersaantal 2
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg demonstraties en hondentrainers minimaal vier weken vooraf vast. Plan per onderdeel een duidelijke starttijd en wijs een vrijwilliger aan die trainers en honden naar het juiste veld begeleidt.
- Controleer het terrein uiterlijk één week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Let niet alleen op afrastering en doorgangen, maar ook op losse kabels, scherpe randen en voldoende afstand tussen bezoekers en honden.
- Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk zeven dagen voor de open dag. Gebruik het definitieve aantal bezoekers om hapjes, drank, bekers, koffie en zitplaatsen te plannen in plaats van op de gok boodschappen te doen.
- Maak het ontvangstpunt de dag ervoor compleet met infomateriaal, prijslijst, naamkaartjes, polsbandjes en hondenwelkomstpakketten. Leg bezoekerslijst en draaiboek geprint klaar; op een druk terrein is zoeken naar een bestand op een telefoon te traag.
- Maak 24 uur vooraf een laadplan voor partytent, tafels, geluidsapparatuur, verlengkabels, koelboxen en trainingsmateriaal. Test microfoons en luidsprekers vóór vertrek en laad oplaadbare accu’s volledig op, zodat de demonstraties niet van één stopcontact afhangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een hondenschool open dag organiseren?
- Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, programma, vergunningen en reserveringen. Bevestig trainers en demonstraties uiterlijk vier weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de open dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hondenschool open dag?
- Reken voor een kleinschalige open dag op minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst, één per actief demonstratieveld en één algemene coördinator. Bij drie demonstratievelden kom je daarmee uit op minstens vijf mensen tegelijk, exclusief trainers.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een hondenschool open dag?
- Controleer het terrein en de hondenvelden een week vooraf en opnieuw op de dag zelf. Zorg voor duidelijke looproutes, veilige afstand rond demonstraties, gecontroleerde agilitymaterialen en iemand die bezoekers bij drukke onderdelen begeleidt.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een hondenschool open dag?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel ongeveer 10 procent extra mee. Voor drinken kun je rekenen met twee tot drie consumpties per persoon gedurende de eerste twee uur; stem koffie, water en hapjes af op het verwachte bezoek en de verzamelde dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!