Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de perros
Una jornada de puertas abiertas en una escuela canina necesita más que demostraciones de adiestramiento. Hay que coordinar inscripciones, voluntarios, entrenadores, zonas seguras y materiales para recibir a personas y perros sin improvisar. Esta checklist reúne la preparación previa, la organización del recinto y los detalles que suelen quedar para el último momento. Úsala para avanzar en orden y comprobar cada punto antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Confirmar los adiestradores de perros
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de visitantes
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Clasificar las pulseras
Preparar paquete de bienvenida para perros
2 personas
Dejar listo el material informativo
2 personas
Imprimir la lista de precios
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar los campos para perros
2 personas
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
Crear un plan de carga para el transporte
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de agua para perros
2 personas
Montar el circuito de agility
3 personas
Acotar el campo de demostración
2 personas
Señalizar la ruta de tráfico
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los perros
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dar visitas guiadas
3 personas
Demostrar entrenamiento de cachorros
2 personas
Demostrar obediencia
2 personas
Demostrar agility
3 personas
Moderar la sesión de preguntas y respuestas
2 personas
Guiar las clases de prueba
4 personas
Procesar las inscripciones a las clases
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cambiar el agua de los perros
2 personas
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Desmontar materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Seguimiento
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger cacas de perro
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Procesar administrativamente las inscripciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas con bancoscant. 4
- Mostrador de información
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías recargablescant. 4
Material deportivo
- Túneles de agilitycant. 2
- Saltos de agilidadcant. 4
- Postes de slalom para agilitycant. 12
- Área de encuentro de agility
- Esterillas de entrenamientocant. 6
- Pelotas de lanzamientocant. 12
- Cuerdas de mordercant. 12
- Clicscant. 12
- Postes de objetivocant. 6
- Bolsas para piensocant. 12
- Cordones largoscant. 12
- Lanyardscant. 12
- Líneas de entrenamientocant. 12
- Bandejas de aguacant. 12
- Jaula para perroscant. 2
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 24
- Conos de gomacant. 20
- Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
- Toallas para perroscant. 20
- Mantas térmicascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Pancartas con nombrescant. 80
- Pulserascant. 100
- Carteles direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
- Termómetros para alimentoscant. 2
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones: reserva tiempo para las demostraciones, la bienvenida y las visitas a las instalaciones. Si cambias los horarios después, tendrás que actualizar inscripciones y publicaciones.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara la lista de visitantes con antelación. Imprime también tarjetas de nombre y el plan de trabajo para que los voluntarios no dependan del móvil durante la jornada.
- Confirma a los adiestradores y registra cada demostración varios días antes. Comprueba que los túneles, saltos, postes de slalom y demás material estén completos y que el área de agility quede separada de las zonas de espera.
- Haz una revisión de seguridad de los campos antes de montar: accesos, vallas, cables, zonas de paso y puntos de encuentro. Comprueba el pronóstico del tiempo y deja preparada la carpa plegable por si hace falta proteger a visitantes, perros o equipos.
- Planifica la carga del transporte por grupos: mobiliario, sonido y electricidad, material de agility, bebidas y documentación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el día anterior cuando sea posible, pero lleva neveras portátiles para mantenerlos durante el traslado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas canina?
- Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Deja cerrados el programa, los entrenadores, los permisos y las inscripciones con varios días de margen para poder corregir cambios.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones de la jornada?
- Recoge las inscripciones desde el momento en que publiques el evento y revisa la lista 3 días antes. Ese mismo día puedes comprobar las preferencias dietéticas, asignar voluntarios e imprimir la lista definitiva de visitantes.
- ¿Qué hay que revisar antes de abrir una escuela canina al público?
- Haz una revisión final entre 1 y 2 horas antes de la apertura. Comprueba la seguridad del recinto, los campos para perros, las zonas de demostración, el sonido, los cables, la señalización y el material informativo.
- ¿Cuánta bebida y comida preparar para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade un margen del 10 % para imprevistos. Prepara aperitivos suficientes para el número de inscritos y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas.
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