Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’école canine

Une journée portes ouvertes dans une école canine demande plus qu’un programme de démonstrations. Il faut coordonner les inscriptions, les éducateurs, les bénévoles et les espaces où les chiens circulent. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières réservations au chargement du matériel. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : badges, bracelets, listes imprimées, boissons au frais et vérification de la sécurité du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Confirmer les éducateurs canins
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les bracelets
Préparer le kit de bienvenue pour chiens
2 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Imprimer la liste des prix
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Contrôler les espaces pour chiens
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
Établir le plan de chargement pour le transport

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points d’eau pour chiens
2 personnes
Monter le parcours d’agility
3 personnes
Délimiter le champ de démonstration
2 personnes
Balisage du parcours
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accueillir les chiens
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Faire des visites guidées
3 personnes
Faire une démonstration de dressage de chiots
2 personnes
Montrer son obéissance
2 personnes
Démontrer l'agility
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Encadrer les cours d’essai
4 personnes
Traiter les inscriptions aux cours
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Changer l’eau des chiens
2 personnes
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes

Suivi

Nettoyer le site
4 personnes
Ramasser les déjections canines
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Traiter administrativement les inscriptions
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 4
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Tunnels d’agilityqté 2
Sauts d'agilityqté 4
Bâtons de slalom d'agilityqté 12
Point de contact agility
Tapis d’entraînementqté 6
Ballons de sportqté 12
Cordes à tirerqté 12
Clickersqté 12
Piques de cibleqté 6
Sachets de nourritureqté 12
Longues lignesqté 12
Colliersqté 12
Lignes d’entraînementqté 12
Bacs à eauqté 12
Cage pour chienqté 2
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Plots en caoutchoucqté 20
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Serviettes pour chiensqté 20
Couvertures de survieqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le déroulé au moins 4 semaines à l’avance, puis confirmez les éducateurs canins avant de publier le programme. Prévoyez une durée précise pour chaque démonstration afin d’éviter les temps morts.
Traitez les inscriptions quelques jours avant l’événement et imprimez la liste des visiteurs la veille. Regroupez les besoins alimentaires au même moment pour adapter les en-cas et les boissons.
Attribuez chaque bénévole à un poste précis, avec une personne dédiée à l’accueil et une autre au suivi des démonstrations. Préparez les badges nominatifs et les bracelets par ordre alphabétique pour accélérer l’arrivée.
Contrôlez les espaces pour chiens le matin même : clôtures, zones de circulation, tunnels, sauts et tapis doivent être installés avant l’accueil du public. Gardez les cordes, clickers et autres accessoires dans un point de contact clairement identifié.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis établissez le plan de chargement du transport. Refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et batteries avant le début des démonstrations.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’école canine ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Réservez les équipements et confirmez les éducateurs pendant les 2 premières semaines, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs et de leurs chiens ?: Préparez un bureau d’information, la liste imprimée des visiteurs, des badges, des bracelets et un kit de bienvenue pour chaque chien inscrit. Installez ce point d’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il vérifier la sécurité du site ?: Faites une première vérification 7 jours avant pour repérer les problèmes d’accès ou d’aménagement. Refaites un contrôle complet le matin même, avant l’arrivée des visiteurs et des chiens.
Quand préparer les boissons et les en-cas pour la journée portes ouvertes ?: Faites les courses la veille et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture. Préparez les en-cas le matin même, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.