Checklist voor een Hollywood thema-avond

Een Hollywood thema-avond staat of valt met de voorbereiding achter de schermen. Leg eerst thema, dresscode, locatie en datum vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je servies, verlichting, muziek, microfoon en quizmaterialen. Op de dag zelf werk je van een schone locatie naar opgestelde tafels, een ingericht buffet en een geteste geluidsinstallatie. Zo houd je tijd over om gasten met een welkomstdrankje te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en dresscode vastleggen
Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Muziek voor de avond samenstellen
Programma en quizvragen maken
2 personen
Naamkaartjes en tafelnummers maken
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Quiz en materialen klaarleggen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Hapjes serveren
3 personen
Fotowedstrijd begeleiden
2 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Dessert uitserveren
3 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Muziek en dans begeleiden
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Prikbord

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Rode loper
Gouden sterrenaantal 30
Filmklappersaantal 3
Decoratieve filmrollenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Fotowand
Gouden tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit en verwerk ze meteen in de cateringhoeveelheden. Zo voorkom je dat er op de avond zelf nog een aparte maaltijd moet worden geregeld.
Zet dranken minstens 2 uur voor ontvangst koud. Controleer tegelijk of er genoeg glazen, servies, bestek en serveermateriaal bij het buffet staan.
Test luidsprekers, muziekspeler en microfoon 60 minuten vóór de eerste gasten komen. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf veilig langs de route, niet pas tijdens de soundcheck.
Maak quizvragen, naamkaartjes en tafelnummers uiterlijk de dag ervoor af. Leg de quizmaterialen op één vaste plek, zodat je tijdens het programma niets hoeft te zoeken.
Plan voor versiering en verlichting minimaal 90 minuten op de dag zelf. Controleer daarna de doorgangen, het kledingrek en de opstelling van tafels en stoelen voordat het buffet wordt ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Hollywood thema-avond organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, thema en dresscode. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een Hollywood thema-avond?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor het feest; daarna kun je cateringhoeveelheden, naamkaartjes en tafelnummers definitief maken.
Wanneer moet ik de dranken koud zetten?: Zet de dranken ongeveer 2 uur voor de ontvangst koud. Gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft en controleer vóór het ontvangen van gasten of de bar volledig is ingericht.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op ongeveer 3 uur voorbereiding op de dag zelf: 90 minuten voor schoonmaken en de opstelling, 60 minuten voor buffet, bar en decoratie, en 30 minuten voor muziek en microfoon testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.