Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Begin met de datum, het zwembad en het aantal beschikbare banen. Werk daarna het wedstrijdprogramma uit, controleer vergunningen en verzekering en benader officials en tijdwaarnemers. Zodra het inschrijfformulier openstaat, verwerk je aanmeldingen per leeftijdscategorie en maak je startlijsten. In de laatste weken draait alles om controle: deelnemers bevestigen, formulieren printen, materialen testen en medailles en catering klaarzetten. Met het plan hieronder houd je de 73 taken en 64 benodigdheden in de juiste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zwembad vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
3
Zwembanen reserveren
4
Officials en tijdwaarnemers benaderen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Leeftijdscategorieën indelen
2 personen
12
Startlijsten maken
2 personen
13
Startlijsten controleren
2 personen
14
Deelnemersbevestiging versturen
15
Officials definitief indelen
2 personen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Boodschappen bestellen
18
Medailles en prijzen bestellen
19
Startnummers printen
20
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
21
Wedstrijdformulieren printen
22
Reglementen printen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Prijzen sorteren
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Boodschappen ophalen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Wedstrijdadministratie inrichten
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Baanindeling plaatsen
2 personen
33
Startblokken controleren
2 personen
34
Tijdwaarnemingsposten klaarzetten
3 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
36
Kleedkamers controleren
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Officials instrueren
2 personen
41
Deelnemers naar banen begeleiden
4 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Wedstrijdheats starten
2 personen
45
Tijden registreren
8 personen
46
Uitslagen controleren
2 personen
47
Deelnemers begeleiden
4 personen
48
Publiek informeren
49
Dranken koud houden
2 personen
50
Koffie en thee zetten
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Prijswinnaars bepalen
2 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Groepsfoto maken
2 personen
57
Deelnemers uitchecken
2 personen
58
Verloren voorwerpen verzamelen
59
Wedstrijdadministratie afsluiten
2 personen
60
Deelnemers en publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Zwembadmaterialen opruimen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
64
Wedstrijdformulieren archiveren
65
Servies afwassen
3 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
67
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
68
Afval verzamelen
2 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Uitslagen versturen
72
Foto's delen met deelnemers
73
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 8
Megafon

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Keerpuntvlaggenaantal 12
Pionnenaantal 20
Stretchmattenaantal 12
Kickboardsaantal 12
Reservezwembrillenaantal 10
Badmutsenaantal 120
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 2
Zwembadthermometersaantal 2
Startsignaal
Medaillehoudersaantal 6
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Wisselbekersaantal 3
Podiumblokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Dienbladenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 8

Decoratie

Startnummerbordjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 140
Pijlbordenaantal 12
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kleefbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Eerstehulpsetaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg zwembad, banen en wedstrijdprogramma eerst vast. Zonder een definitief aantal banen kun je heats, startlijsten en de inzet van officials niet betrouwbaar plannen.
Open de inschrijving pas nadat leeftijdscategorieën en het reglement zijn vastgesteld. Verzamel dieetwensen direct bij het formulier, zodat catering niet in de laatste week hoeft te worden aangepast.
Plan een aparte controle van de startlijsten. Laat ze na de eerste versie door iemand anders nakijken en verstuur de deelnemersbevestiging pas daarna; één verkeerde serie of categorie zorgt anders voor vertraging aan de badrand.
Test apparatuur en wedstrijdmateriaal vóór de wedstrijddag. Controleer onder meer stopwatches, portofoons, microfoon, startsignaal, startblokken en verlengkabels en leg reservezwembrillen en badmutsen apart.
Werk op de wedstrijddag met een vaste uitgiftevolgorde: eerst badges en startnummers, daarna wedstrijdformulieren en reglementen. Sorteer medailles, bekers en wisselbekers per onderdeel voordat de eerste prijsuitreiking begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Leg datum, zwembad en banen bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve startlijsten, deelnemersbevestigingen, materiaalcontrole en het printen van formulieren.
Hoeveel officials en tijdwaarnemers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en het wedstrijdreglement. Reken per actieve baan minimaal op één tijdwaarnemer en leg de bezetting uiterlijk 3 weken vooraf definitief vast, met reserves voor uitval.
Wanneer moet je de inschrijving voor een zwemwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen vóór de wedstrijd. Dan houd je nog tijd over om aanmeldingen te controleren, leeftijdscategorieën in te delen en startlijsten te maken.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarleggen?: Leg vóór de eerste deelnemers arriveren startnummers, badges, formulieren, reglementen, stopwatches, portofoons en het startsignaal klaar. Sorteer ook medailles en bekers vooraf en controleer reddingsboeien, baanlijnen en startblokken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.