Organiser une compétition de natation sans imprévu

Une compétition de natation se prépare dans un ordre précis : réserver la piscine, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les listes de départ, les officiels et le matériel doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Prévoyez aussi la circulation des nageurs, les repas et la remise des médailles, souvent traités trop tard. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’au jour de la compétition, sans perdre de vue les autorisations et l’assurance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la piscine
2 personnes
2
Établir le programme de la compétition
2 personnes
3
Réserver des couloirs de piscine
4
Contacter les officiels et les chronométreurs
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les tranches d'âge
2 personnes
12
Créer les listes de départ
2 personnes
13
Vérifier les listes de départ
2 personnes
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Répartir définitivement les officiels
2 personnes
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Commander les courses
18
Commander les médailles et les prix
19
Imprimer les numéros de dossard
20
Préparer les badges des participants
2 personnes
21
Imprimer les formulaires de match
22
Imprimer le règlement
23
Vérifier le matériel
2 personnes
24
Trier les prix
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Récupérer les courses
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Installer la table d’accueil
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Mettre en place l’administration de la compétition
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Installer le plan de piste
2 personnes
33
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
34
Mettre en place les postes de chronométrage
3 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Vérifier les vestiaires
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
3 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Instruire les officiels
2 personnes
41
Guider les participants vers les pistes
4 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Animer l'échauffement
2 personnes
44
Lancer les manches de la compétition
2 personnes
45
Enregistrement des horaires
8 personnes
46
Vérifier les résultats
2 personnes
47
Accompagner les participants
4 personnes
48
Informer le public
49
Garder les boissons au frais
2 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Déterminer les gagnants des prix
2 personnes
55
Remettre les prix
3 personnes
56
Prendre une photo de groupe
2 personnes
57
Faire le check-out des participants
2 personnes
58
Rassembler les objets perdus
59
Clore l’administration de la compétition
2 personnes
60
Saluer les participants et le public
2 personnes

Suivi

61
Ranger le matériel de piscine
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Débrancher la sonorisation
2 personnes
64
Archiver les formulaires de compétition
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
67
Nettoyer l'espace public
3 personnes
68
Rassembler les déchets
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Envoyer les résultats
72
Partager les photos avec les participants
73
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 4
Nappeqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 8
Mégaphone

Matériel de sport

Lignes de pisteqté 6
Blocs de départqté 6
Drapeaux de virageqté 12
Cônesqté 20
Tapis de stretchingqté 12
Planches de natationqté 12
Lunettes de natation de secoursqté 10
Bonnets de bainqté 120
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 2
Thermomètres de piscineqté 2
Signal de départ
Porte-médaillesqté 6
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Gobelets réutilisablesqté 3
Blocs de podiumqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Plateauxqté 4
Torchons de cuisineqté 8

Décoration

Panneaux de dossardqté 120
Badges nominatifsqté 140
Panneaux indicateursqté 12
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Kit de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la piscine et le nombre de couloirs disponibles. Faites confirmer par écrit les horaires d’accès, le temps d’installation et les équipements déjà présents sur place.
Publiez le formulaire d’inscription après avoir défini les épreuves et les tranches d’âge. Fixez une date limite au moins 7 jours avant la compétition afin de créer les listes de départ et de corriger les erreurs.
Réservez les officiels et les chronométreurs dès que le programme est établi. Prévoyez une répartition définitive au plus tard 3 jours avant l’événement, avec des moyens de communication entre le bord du bassin et le secrétariat.
Contrôlez le matériel avant l’ouverture au public : chronomètres, signal de départ, lignes de piste, blocs, drapeaux de virage, sifflets et bouées de sauvetage. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation et les rallonges pendant l’installation.
Calculez les repas et les boissons à partir des inscriptions confirmées, en séparant nageurs, officiels et accompagnateurs. Préparez les badges, dossards, formulaires, règlement et récompenses la veille pour éviter une impression ou un tri dans l’urgence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une compétition avec plusieurs catégories. Ce délai laisse le temps de réserver la piscine, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les officiels et traiter les inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de natation ?: Fixez la clôture 7 jours avant la date de l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les tranches d’âge, établir les listes de départ, les vérifier et envoyer les confirmations.
Combien de chronométreurs faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un chronométreur par couloir utilisé, puis ajoutez une personne de réserve pour remplacer une absence ou gérer une erreur. Confirmez la répartition définitive 3 jours avant la compétition.
Quand préparer le matériel et les documents ?: Vérifiez le matériel technique et sportif la veille, puis préparez les badges, dossards, formulaires, règlement et récompenses dans des lots séparés. Le matin même, gardez au moins 60 minutes pour l’installation et les tests.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.