Zo organiseer je een zwemwedstrijd zonder gaten in de planning

Begin niet met de boodschappen, maar met het wedstrijdreglement en de zwemlocatie. Leg daarna de onderdelen, inschrijving en bezetting vast; pas dan kun je baanindeling, startlijsten en catering betrouwbaar plannen. Reserveer officials en vrijwilligers ruim vooraf en controleer deelnemersgegevens voordat je programma’s afdrukt. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste ontvangst, duidelijke communicatie en materiaal dat vóór de eerste start getest is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
2
Zwemlocatie reserveren
3
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Officials bevestigen
9
Baanindeling maken
2 personen
10
Startlijsten opstellen
2 personen
11
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Startlijsten afdrukken
2 personen
15
Deelnemers informeren
2 personen
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Medailles en prijzen ophalen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Batterijen opladen
22
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
23
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Baanlijnen en vlaggen plaatsen
4 personen
28
Startblokken controleren
2 personen
29
Tijdwaarneming testen
3 personen
30
Omroepsysteem testen
2 personen
31
Jurytafel inrichten
3 personen
32
EHBO-materiaal klaarleggen
33
Toiletten controleren
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Broodjes en snacks voorbereiden
4 personen
36
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
37
Officials briefen
2 personen

Event

38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Inzwemmen begeleiden
3 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Openingsbriefing geven
43
Startlijsten uitdelen
2 personen
44
Zwemmers naar banen sturen
3 personen
45
Wedstrijden starten
2 personen
46
Tijden registreren
4 personen
47
Uitslagen verwerken
3 personen
48
Omroepen van starts verzorgen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tussentijds sanitair controleren
53
Finales aankondigen
54
Medailles uitreiken
3 personen
55
Einduitslagen publiceren
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
58
Jurytafel afbreken
3 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Kleedruimtes schoonmaken
3 personen
63
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
64
Zwembadomgeving controleren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
67
Uitslagen digitaal versturen
68
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Jurytafelaantal 2
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Keerpuntvlaggenaantal 16
Pionnenaantal 20
Startnummersaantal 150
Stopwatchesaantal 10
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 2
Zwemplankjesaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Omroepmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Megafon
Koelboxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Glazenaantal 100
Mokkenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Podiumlintenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de wedstrijdonderdelen eerst vast. Noteer per onderdeel de afstand, leeftijds- of deelnemerscategorie, startwijze en eventuele limieten; zonder die keuzes kun je geen correcte startlijsten maken.
Reserveer de zwemlocatie en bevestig officials en vrijwilligers niet alleen mondeling. Maak uiterlijk twee weken vooraf een indeling met taken, tijden en een vervanger voor functies zoals tijdwaarneming, ontvangst en omroep.
Sluit de inschrijving af voordat je de baanindeling en startlijsten opstelt. Controleer namen, categorieën en deelname per onderdeel nog één keer en stuur deelnemers het programma en de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Test het technische materiaal vóór de wedstrijddag. Laad batterijen op, controleer stopwatches, microfoon, luidsprekers, laptop en printer en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
Bereken catering per gepland onderdeel en tijdsblok, niet alleen per deelnemer. Zet dranken vooraf koud, richt de ontvangstruimte in en leg wedstrijdmappen, startnummers, medailles en prijzen klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reglement, de locatie en de wedstrijdonderdelen. Plan officials, vrijwilligers en materiaal uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd definitief in.
Wanneer maak je de baanindeling en startlijsten?: Maak ze pas nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Rond dit bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf af, zodat je programma’s en startlijsten nog kunt afdrukken en corrigeren.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en onderdelen, maar reken minimaal op één official voor de wedstrijdleiding, tijdwaarneming per baan, een starter en mensen voor ontvangst en omroep. Maak daarnaast minstens 1 vervanger per kritieke functie.
Wat moet je op de dag van een zwemwedstrijd als eerste doen?: Richt de ontvangstruimte en jurytafel in, controleer de baanlijnen, startblokken, keerpuntvlaggen en veiligheidsmiddelen en test de omroepinstallatie. Plan hiervoor minstens 90 minuten vóór de eerste start; daarna kunnen deelnemers worden ontvangen en de startlijsten gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.