Organiser une compétition de natation sans rien laisser au hasard

Une compétition de natation se prépare dans un ordre précis : d’abord le règlement et les épreuves, puis le bassin, les inscriptions et les officiels. Les listes de départ, le plan des lignes et la répartition des bénévoles doivent être finalisés avant l’impression des documents. Prévoyez aussi le matériel de chronométrage, les médailles et l’accueil des nageurs. Les oublis les plus gênants concernent souvent les données des participants, les batteries et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu de baignade
3
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Confirmer les officiels
9
Établir le plan de la piste
2 personnes
10
Établir les listes de départ
2 personnes
11
Vérifier les données des participants
2 personnes
12
Commander les prix et médailles
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Imprimer les listes de départ
2 personnes
15
Informer les participants
2 personnes
16
Calculer les quantités de catering
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer les médailles et les prix
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Recharger les batteries
22
Préparer la table des prix
2 personnes
23
Composer les dossiers de concours
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les lignes et drapeaux de piste
4 personnes
28
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
29
Tester le chronométrage
3 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer la table du jury
3 personnes
32
Préparer le matériel de premiers secours
33
Vérifier les toilettes
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Préparer les sandwichs et les snacks
4 personnes
36
Inscrire les bénévoles
2 personnes
37
Briefer les officiels
2 personnes

Événement

38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Encadrer l’échauffement à la piscine
3 personnes
41
Accueillir le public
3 personnes
42
Donner le briefing d'ouverture
43
Distribuer les listes de départ
2 personnes
44
Orienter les nageurs vers les couloirs
3 personnes
45
Lancer les concours
2 personnes
46
Enregistrement des horaires
4 personnes
47
Traiter les résultats
3 personnes
48
Assurer les annonces de départ
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Contrôler les sanitaires en cours d’événement
53
Annoncer les finales
54
Remettre les médailles
3 personnes
55
Publier les résultats finaux
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
58
Démonter la table du jury
3 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
63
Nettoyer l'espace public
3 personnes
64
Vérifier les abords de la piscine
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Stocker la restauration restante
2 personnes
67
Envoyer les résultats numériquement
68
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Table du juryqté 2
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Lignes de pisteqté 8
Blocs de départqté 8
Drapeaux de virageqté 16
Cônesqté 20
Numéros de départqté 150
Chronomètresqté 10
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 2
Planches de natationqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Mégaphone
Glacièresqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tassesqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Rubans de podiumqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le règlement et les épreuves, puis réservez le bassin en fonction du nombre de lignes nécessaires. Gardez une marge d’au moins 30 minutes dans le planning pour les retards et les ajustements.
Traitez les inscriptions avant de composer les séries : vérifiez les noms, catégories et épreuves de chaque nageur. Imprimez les listes de départ et le programme uniquement après cette vérification finale.
Confirmez les officiels et répartissez les bénévoles par poste au moins une semaine avant la compétition. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, les départs, les virages, les résultats et la remise des prix.
Testez les chronomètres, le micro, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’imprimante la veille. Rechargez toutes les batteries et emportez des rallonges, multiprises et câbles de secours pour éviter une installation bloquée.
Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées et recueillez les besoins alimentaires avant les achats. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez la table des prix avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le bassin, définir les épreuves, ouvrir les inscriptions et confirmer les officiels. Gardez la dernière semaine pour les listes de départ, les achats et les vérifications techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de natation ?: Clôturez-les idéalement 7 à 10 jours avant la compétition. Ce délai permet de vérifier les données, composer les séries, établir le plan des lignes et imprimer les documents sans travailler dans l’urgence.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de natation ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 1 responsable de coordination, 2 personnes à l’accueil, 1 à 2 personnes pour les résultats et plusieurs officiels selon le règlement. Ajoutez des bénévoles si plusieurs bassins ou catégories fonctionnent en parallèle.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de natation ?: Contrôlez le matériel sportif, les chronomètres, les batteries, la sonorisation, l’ordinateur et l’imprimante. Préparez aussi les dossiers de concours, les listes imprimées, les médailles, les boissons et l’aménagement de l’accueil avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.