Schwimmwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Schwimmwettbewerb müssen sportliche Abläufe, Sicherheit und Organisation gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Reglement, Wettkampfbestandteilen und der Reservierung des Schwimmorts, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helfer und Offizielle, Bahneinteilung sowie Startlisten. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Teilnehmerdaten zu prüfen, Unterlagen zu drucken, Material zu testen und Getränke sowie Catering rechtzeitig vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 2
Schwimmort reservieren
- 3
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 8
Offizielle bestätigen
- 9
Bahneinteilung erstellen
2 Personen
- 10
Startlisten erstellen
2 Personen
- 11
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 12
Preise und Medaillen bestellen
- 13
Programm drucken
2 Personen
- 14
Startlisten drucken
2 Personen
- 15
Teilnehmer informieren
2 Personen
- 16
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Medaillen und Preise abholen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Batterien aufladen
- 22
Preistisch vorbereiten
2 Personen
- 23
Wettkampfmappen zusammenstellen
2 Personen
- 24
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 25
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Bahnlijnen en vlaggen plaatsen
4 Personen
- 28
Startblöcke kontrollieren
2 Personen
- 29
Zeitnahme testen
3 Personen
- 30
Durchsagesystem testen
2 Personen
- 31
Jurytisch einrichten
3 Personen
- 32
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 33
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 34
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 35
Brötchen und Snacks vorbereiten
4 Personen
- 36
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 37
Offizielle briefen
2 Personen
Event
- 38
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 39
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 40
Einschwimmen begleiten
3 Personen
- 41
Publikum empfangen
3 Personen
- 42
Eröffnungsbriefing geben
- 43
Starterlisten verteilen
2 Personen
- 44
Schwimmer in die Bahnen schicken
3 Personen
- 45
Wettkämpfe starten
2 Personen
- 46
Zeiten erfassen
4 Personen
- 47
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
- 48
Startansagen machen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Sanitärräume zwischendurch kontrollieren
- 53
Finalrunden ankündigen
- 54
Medaillen überreichen
3 Personen
- 55
Endergebnisse veröffentlichen
2 Personen
- 56
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Wettkampfmaterial sammeln
4 Personen
- 58
Jurytisch abbauen
3 Personen
- 59
Catering aufräumen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Umkleiden reinigen
3 Personen
- 63
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
- 64
Poolbereich kontrollieren
2 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 67
Ergebnisse digital versenden
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- JurytischAnz. 2
- PartyzelteAnz. 2
Sportmaterial
- BahnenAnz. 8
- StartblöckeAnz. 8
- WendepunktflaggenAnz. 16
- KegelAnz. 20
- StartnummernAnz. 150
- StoppuhrenAnz. 10
- PfeifenAnz. 6
- RettungsringeAnz. 2
- SchwimmbretterAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Durchsagemikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Megafon
- KühlboxenAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- TassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- Wettkampf-BannerAnz. 4
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
- BühnenbänderAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichtschläucheAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Reglement und Wettkampfbestandteile zuerst fest. Sobald Strecken, Altersklassen und Wertung geklärt sind, kannst du Anmeldungen bearbeiten und die späteren Startlisten zuverlässig erstellen.
- Plane Helfer und Offizielle nicht erst für den Wettkampftag. Teile Aufgaben wie Zeitnahme, Jury, Empfang und Sicherheit frühzeitig ein und bestätige die Besetzung spätestens eine Woche vorher.
- Prüfe Teilnehmerdaten zweimal: einmal nach Anmeldeschluss und erneut nach der Bahneinteilung. Fehler bei Namen, Strecken oder Startnummern führen sonst direkt zu falschen Listen und Medaillen.
- Bereite Ausdrucke und Wettkampfmappen am Vortag vor. Drucke Startlisten und Programm in ausreichender Zahl und lade Laptop, Stoppuhren sowie weitere Geräte vollständig auf.
- Plane Getränke und Catering anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, berechne die Mengen danach und stelle Kühlboxen sowie Getränke einige Stunden vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb anmelden?
- Reserviere den Schwimmort möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Verschicke die Einladungen danach und setze den Anmeldeschluss etwa 3 Wochen vor dem Wettbewerb, damit Bahneinteilung und Startlisten noch geprüft werden können.
- Wann erstellt man die Bahneinteilung und Startlisten?
- Erstelle beides nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampftag. Prüfe Teilnehmerdaten anschließend noch einmal und drucke die endgültigen Unterlagen am Vortag.
- Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
- Plane zusätzlich zu den Offiziellen mindestens eine Person für den Empfang, je Bahn eine Person für die Zeitnahme und eine bis zwei Personen für Material und Ablauf ein. Bei sechs Bahnen sind damit meist 10 bis 12 Helfer inklusive Jury sinnvoll.
- Wann sollte man Medaillen und Preise bestellen?
- Bestelle Medaillen und Preise spätestens 4 Wochen vor dem Wettbewerb. Hole sie einige Tage vorher ab und ordne sie nach Wettkampfbestandteil, damit der Preistisch am Veranstaltungstag ohne Suchen vorbereitet werden kann.
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