Zo organiseer je een zwemmarathon

Begin met de zwemlocatie, datum en tijden; zonder die drie gegevens kun je geen inschrijving of veiligheidsplan maken. Controleer daarna vergunningen en verzekering, bepaal het fondsenwervingsdoel en leg de deelnemersvoorwaarden vast. Open de inschrijving pas wanneer betaling, startgroepen en communicatie geregeld zijn. In de laatste weken draait alles om toezichthouders, baanindeling, materiaal en een duidelijke briefing. Op de dag zelf moeten registratie, veiligheid, tijdwaarneming en catering naast elkaar kunnen werken zonder elkaar te hinderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemlocatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Fondsenwervingsdoel bepalen
2 personen
6
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
7
Inschrijfformulier maken
8
Betalingswijze instellen
9
Aanmeldingen openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
12
Sponsorpakketten versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Toezichthouders bevestigen
17
Catering bestellen
18
Medailles bestellen
19
T-shirts bestellen
20
Programma publiceren
21
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
22
Ontruimingsroutes controleren
2 personen
23
Baanindeling maken
2 personen
24
Startgroepen indelen
2 personen
25
Startnummers toewijzen
2 personen
26
Deelnemersinformatie mailen
27
Vrijwilligersinstructies mailen
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen ophalen
2 personen
30
Materialen klaarzetten
3 personen
31
Bad en kleedkamers controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Registratiebalie opbouwen
2 personen
34
Cateringruimte inrichten
3 personen
35
Baanmarkeringen plaatsen
2 personen
36
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Geluid en microfoon testen
2 personen
39
Eten en drinken koelen
2 personen
40
Startnummers klaarleggen
2 personen
41
Registratielijsten printen
42
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Startpakketten uitdelen
3 personen
45
Deelnemers naar banen begeleiden
3 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Zwemmarathon starten
2 personen
48
Banen en veiligheid bewaken
4 personen
49
Rondes registreren
4 personen
50
Tussenstanden bijhouden
2 personen
51
Deelnemers aanmoedigen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Sponsorinformatie toelichten
57
Donaties registreren
2 personen
58
Pauzes voor deelnemers bewaken
2 personen
59
Eindtijd aankondigen
60
Laatste rondes registreren
4 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
62
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
63
Eindbedrag bekendmaken

Nazorg

64
Catering opruimen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Bad en tribune schoonmaken
3 personen
69
Kleedkamers controleren
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Donaties administratief verwerken
2 personen
73
Uitslagen publiceren
74
Bedankmail versturen
75
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratietafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Opladersaantal 8
Powerbanksaantal 4
Printer
Portofoonsaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Megafon
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Baanlijnenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Kickboardsaantal 20
Pullbuoysaantal 20
Wandklokkenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Reddingsstokkenaantal 2
Nummervestenaantal 120
Medische tassenaantal 2
Nekbandenaantal 2
Startnummersaantal 120
Rondekaartenaantal 150
Medaillesaantal 120
Zwembrillenaantal 20
Badmutsenaantal 120
Handdoekenaantal 20
A4-scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Cold packsaantal 12
Reddingsdekensaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Sponsorbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Prijzentafelbord
Tafelkleedaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Waterdispensersaantal 4
Drankkrattenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Thermoboxenaantal 6
Voedselbakken met dekselaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerbakjesaantal 6

Tips

Reserveer de zwemlocatie zodra de datum vaststaat en plan daarnaast tijd voor opbouw, registratie en afbouw. Een programma dat alleen de zwemuren vermeldt, laat vrijwilligers en deelnemers te laat komen.
Open de inschrijving pas nadat je deelnemersvoorwaarden, betalingswijze en een maximum per startgroep hebt bepaald. Verzamel dieetwensen meteen bij het formulier, niet pas bij de cateringbestelling.
Maak de baanindeling en startgroepen uiterlijk in de laatste week definitief. Koppel startnummers en nummervesten vooraf aan deelnemers, zodat registratie niet verandert in handmatig zoekwerk.
Werk het veiligheidsplan uit met ontruimingsroutes, toezichthouders, reddingsboeien, reddingsstokken en medische tassen op vaste plekken. Controleer vóór opening van het bad wie welke zone bewaakt en wie de leiding neemt bij een incident.
Zet registratie, catering en omkleden fysiek uit elkaar met registratietafels, klaptafels, kledingrekken en partytenten waar nodig. Test luidspreker, draadloze microfoon, stopwatches, wandklokken, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste zwemmer start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de zwemlocatie, datum, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas nadat voorwaarden, betaling en veiligheidskaders zijn vastgelegd; reken daarna nog minimaal 4 weken voor deelnemerswerving.
Hoe deel je deelnemers in startgroepen voor een zwemmarathon?: Maak de indeling op basis van het aantal banen, de beschikbare zwemtijd en het verwachte tempo. Leg startgroepen en startnummers uiterlijk 7 dagen vooraf vast en publiceer het programma, zodat deelnemers weten wanneer ze zich moeten melden.
Welke veiligheidsvoorbereiding heeft een zwemmarathon nodig?: Leg vóór de evenementendag de ontruimingsroutes, toezichtzones en rolverdeling vast. Controleer minimaal 2 uur voor de start de reddingsboeien, reddingsstokken, medische tassen en communicatieapparatuur en geef alle toezichthouders een gezamenlijke briefing.
Wanneer bestel je catering, medailles en T-shirts voor een zwemmarathon?: Bestel catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen redelijk stabiel zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Medailles en T-shirts regel je liever 4 tot 6 weken vooraf, omdat aantallen, maten en eventuele personalisatie extra verwerkingstijd vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.