So organisierst du einen Schwimmmarathon

Ein Schwimmmarathon braucht mehr als reservierte Bahnen und motivierte Schwimmer. Lege zuerst Becken, Datum, Uhrzeiten und das Fundraising-Ziel fest; danach folgen Genehmigungen, Versicherung und Teilnahmebedingungen. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zahlungsart, Startgruppen und Betreuungsplan geklärt sind. In den letzten Wochen entscheidet sich, ob Registrierung, Sicherheit und Verpflegung am Veranstaltungstag reibungslos funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Schwimmort reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
6
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Zahlungsart einrichten
9
Anmeldungen öffnen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbung online stellen
12
Sponsorenpakete verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Betreuer bestätigen
17
Catering bestellen
18
Medaillen bestellen
19
T-Shirts bestellen
20
Programm veröffentlichen
21
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
22
Evakuierungswege kontrollieren
2 Personen
23
Bahneinteilung erstellen
2 Personen
24
Startgruppen einteilen
2 Personen
25
Startnummern zuweisen
2 Personen
26
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
27
Freiwilligenanweisungen per E-Mail versenden
28
Wettervorhersage prüfen
29
Einkäufe abholen
2 Personen
30
Materialien bereitstellen
3 Personen
31
Bad und Umkleiden kontrollieren
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
34
Cateringbereich einrichten
3 Personen
35
Bahnenmarkierungen anbringen
2 Personen
36
Sicherheitsmaterial bereitlegen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
39
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
40
Startnummern bereitlegen
2 Personen
41
Anmeldelisten drucken
42
Volunteer-Briefing geben
3 Personen

Event

43
Teilnehmende empfangen
4 Personen
44
Startpakete verteilen
3 Personen
45
Teilnehmende zu den Bahnen begleiten
3 Personen
46
Eröffnungsrede halten
47
Schwimmmarathon starten
2 Personen
48
Bahnen und Sicherheit überwachen
4 Personen
49
Runden registrieren
4 Personen
50
Zwischenstände festhalten
2 Personen
51
Teilnehmer anfeuern
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Sponsorinformationen erläutern
57
Spenden erfassen
2 Personen
58
Pausen für Teilnehmer überwachen
2 Personen
59
Endzeit ankündigen
60
Letzte Runden erfassen
4 Personen
61
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
62
Preise und Medaillen überreichen
3 Personen
63
Endbetrag bekanntgeben

Nachbereitung

64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Materialien sortieren
3 Personen
68
Bad und Tribüne reinigen
3 Personen
69
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Spenden administrativ bearbeiten
2 Personen
73
Ergebnisse veröffentlichen
74
Dankesmail versenden
75
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
RegistrierungstischeAnz. 2
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
StoppuhrenAnz. 6
TaschenrechnerAnz. 3
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
LadegeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
Drucker
FunkgeräteAnz. 8
TaschenrechnerAnz. 3
Megafon
TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

BahnenAnz. 8
StartblöckeAnz. 8
KickboardsAnz. 20
PullbuoysAnz. 20
WanduhrenAnz. 4
RettungsringeAnz. 4
RettungsstöckeAnz. 2
NummernleibchenAnz. 120
MedizintaschenAnz. 2
NackenbänderAnz. 2
StartnummernAnz. 120
RundkartenAnz. 150
MedaillenAnz. 120
SchwimmbrillenAnz. 20
BadekappenAnz. 120
HandtücherAnz. 20
A4-ScoreboardsAnz. 8
PfeifenAnz. 8
WarnwestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlpacksAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
SponsorenbannerAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild
Preistischschild
TischdeckeAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Reinigung

BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
WasserspenderAnz. 4
GetränkekistenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
ThermoboxenAnz. 6
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6

Tipps

Plane die Anmeldung mindestens 8 Wochen vor dem Schwimmmarathon ein. Erfasse dabei neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und teile Startnummern erst nach Prüfung der Anmeldungen zu.
Erstelle Bahneinteilung und Startgruppen spätestens 7 Tage vorher. Berücksichtige unterschiedliche Schwimmniveaus und veröffentliche das Programm, damit Teilnehmende ihre Startzeit kennen.
Bestätige freiwillige Helfer und Betreuer mindestens 2 Wochen vor dem Termin. Für Registrierung, Beckenaufsicht, Verpflegung und Erste Hilfe brauchst du klar zugewiesene Verantwortlichkeiten statt einer allgemeinen Helferliste.
Prüfe den Sicherheitsplan in der letzten Woche vor Ort. Kontrolliere Evakuierungswege, Rettungsringe, Rettungsstöcke und Medizintaschen; kläre außerdem, wer bei einem Zwischenfall die Entscheidung trifft.
Bestelle Medaillen, T-Shirts und Catering nicht erst nach Anmeldeschluss. Rechne die bestätigten Teilnehmenden plus etwa 10 Prozent Reserve ein und stelle für Registrierung, Durchsagen und Zeitmessung eigene Tische, Mikrofon und Stoppuhren bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Schwimmmarathon organisieren?: Beginne idealerweise 12 Wochen vorher mit Beckenreservierung, Datum, Genehmigungen und Versicherung. Spätestens 8 Wochen vor dem Termin sollten Teilnahmebedingungen und Anmeldung bereitstehen.
Wie viele Helfer braucht ein Schwimmmarathon?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede zentrale Aufgabe ein: Registrierung, Bahnbetreuung, Sicherheit, Verpflegung und Technik. Bei mehreren Startgruppen solltest du zusätzlich je Bahn eine betreuende Person während des Schwimmens einteilen.
Wann muss die Bahneinteilung feststehen?: Erstelle die Bahneinteilung und Startgruppen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage, um fehlende Anmeldungen, Abmeldungen oder Überschneidungen zu korrigieren.
Was brauche ich am Veranstaltungstag für die Zeitmessung?: Lege mindestens eine Stoppuhr pro betreuter Zeitmessstelle, Wanduhren und einen Taschenrechner bereit. Teste die Geräte 60 Minuten vor Beginn und bestimme vorher, wer Zeiten notiert und Ergebnisse prüft.

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