Organiser un marathon de natation, étape par étape

Un marathon de natation se prépare d’abord autour du lieu, des horaires et de la sécurité, avant d’ouvrir les inscriptions. Il faut ensuite cadrer la collecte de fonds, les conditions de participation et le paiement, puis organiser les groupes de départ et l’accueil. Les points souvent oubliés sont la vérification de l’assurance, les besoins alimentaires, les superviseurs et le matériel de secours. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au programme publié et au briefing du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de baignade
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir l’objectif de collecte de fonds
2 personnes
6
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Configurer le mode de paiement
9
Ouvrir les inscriptions
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
12
Envoyer les packs sponsors
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les superviseurs
17
Commander le catering
18
Commander des médailles
19
Commander des T-shirts
20
Publier le programme
21
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
22
Vérifier les issues d’évacuation
2 personnes
23
Établir le plan de la piste
2 personnes
24
Répartir les groupes de départ
2 personnes
25
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
26
Envoyer les informations aux participants
27
Envoyer par e-mail les consignes aux bénévoles
28
Vérifier les prévisions météo
29
Récupérer les courses
2 personnes
30
Préparer le matériel
3 personnes
31
Contrôler les salles de bain et les vestiaires
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
34
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
35
Installer les marquages de piste
2 personnes
36
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Tester le son et le micro
2 personnes
39
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
40
Préparer les dossards
2 personnes
41
Imprimer les listes d’inscription
42
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Distribuer les kits de départ
3 personnes
45
Guider les participants vers les pistes
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Lancer le marathon de natation
2 personnes
48
Veiller aux pistes et à la sécurité
4 personnes
49
Enregistrer les tours
4 personnes
50
Suivre les résultats intermédiaires
2 personnes
51
Encourager les participants
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Présenter les informations sponsor
57
Enregistrer les dons
2 personnes
58
Surveiller les pauses des participants
2 personnes
59
Annoncer l'heure de fin
60
Enregistrer les derniers tours
4 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
62
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
63
Annoncer le montant final

Suivi

64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Nettoyer le bain et les tribunes
3 personnes
69
Vérifier les vestiaires
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Traiter administrativement les dons
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Envoyer un e-mail de remerciement
75
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 4
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleur
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Chronomètresqté 6
Calculatricesqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeursqté 8
Batteries externesqté 4
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Calculatricesqté 3
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Lignes de pisteqté 8
Blocs de départqté 8
Planches de natationqté 20
Pullbuoysqté 20
Horloges muralesqté 4
Bouées de sauvetageqté 4
Perches de sauvetageqté 2
Dossards numérotésqté 120
Sacs médicauxqté 2
Lanyardsqté 2
Numéros de départqté 120
Cartes rondesqté 150
Médaillesqté 120
Lunettes de natationqté 20
Bonnets de bainqté 120
Serviettesqté 20
Tableaux de score A4qté 8
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Bannières sponsorsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Panneau de table des prix
Nappeqté 8
Porte-nomsqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Raclettes de solqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 4
Casiers de boissonsqté 8
Corbeilles à painqté 8
Thermoboxesqté 6
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12
Carafesqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Conseils

Bloquez le bassin et les horaires avant toute promotion, puis vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 8 semaines avant l’épreuve. Une date annoncée avant ces validations peut entraîner des inscriptions impossibles à honorer.
Fixez l’objectif de collecte et les conditions de participation avant de créer le formulaire. Précisez notamment les horaires, les groupes de départ, le paiement et les informations nécessaires pour traiter chaque inscription.
Ouvrez les inscriptions dès que le formulaire et le paiement sont testés. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines avant la clôture et recueillez à ce moment les besoins alimentaires, les tailles de T-shirts et les demandes particulières.
Recrutez les bénévoles et confirmez les superviseurs au plus tard 3 semaines avant le marathon. Faites correspondre leurs rôles au plan de la piste, aux départs, à l’accueil et au dispositif de sécurité, puis envoyez un briefing écrit 7 jours avant.
Publiez le programme final après avoir réparti les groupes et attribué les numéros de départ. Le jour J, installez séparément les tables d’inscription, le matériel de chronométrage, les équipements de sécurité et l’espace catering pour éviter les croisements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de natation ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’obtenir les autorisations, d’ouvrir les inscriptions, de recruter les bénévoles et de commander les médailles et les T-shirts.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marathon de natation ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement, après avoir validé le lieu, les horaires, les conditions de participation et le paiement. Fermez-les généralement 7 à 10 jours avant afin de finaliser les groupes et les numéros de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend de la capacité du bassin et du nombre de groupes, mais prévoyez au moins une personne dédiée à l’inscription, une au chronométrage et un superviseur par zone de nage. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les absences le jour J.
Quand préparer le plan de sécurité d’un marathon de natation ?: Rédigez-le au moins 4 semaines avant l’événement et faites-le relire par les responsables du site. Vérifiez ensuite les issues d’évacuation, les bouées, les perches de sauvetage, les sacs médicaux et les consignes lors d’un briefing final 7 jours avant.

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