Zo organiseer je een zorgkamp stap voor stap
Begin een zorgkamp niet met activiteiten, maar met de randvoorwaarden: datum, locatie, ruimtes en voldoende begeleiding. Daarna verzamel je per deelnemer dieetwensen, medische informatie, toestemmingen en noodcontacten. Werk het dagprogramma uit zodra je weet wie er meegaat en welke ondersteuning nodig is. In de laatste week bevestig je reserveringen, controleer je materialen en stuur je alle deelnemersinformatie. Op de startdag draait een duidelijke ontvangst en een rustige, toegankelijke inrichting veel problemen voor.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
- 3
Begeleiding en vrijwilligers werven
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 7
Medische informatie verzamelen
2 personen
- 8
Toestemmingen controleren
2 personen
- 9
Medicatieafspraken vastleggen
2 personen
- 10
Noodcontacten verzamelen
- 11
Toegankelijkheid controleren
2 personen
- 12
Dagprogramma uitwerken
3 personen
- 13
Activiteiten voorbereiden
3 personen
- 14
Reserveringen bevestigen
- 15
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 16
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 17
Begeleiders indelen
2 personen
- 18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 19
Materialen controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Vers fruit en brood ophalen
2 personen
- 22
Locatie openen
2 personen
- 23
Ruimtes ventileren
2 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 25
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
- 26
Activiteitenruimtes inrichten
4 personen
- 27
Rustruimte inrichten
2 personen
- 28
Decoratie ophangen
2 personen
- 29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 30
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
- 31
Avondmaaltijd voorbereiden
3 personen
- 32
Aanwezigheidslijst klaarleggen
- 33
Medicatie veilig opbergen
2 personen
- 34
Begeleiders instrueren
3 personen
Event
- 35
Deelnemers registreren
4 personen
- 36
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 37
Welkomstprogramma begeleiden
4 personen
- 38
Groepsindeling toelichten
3 personen
- 39
Kennismakingsactiviteit begeleiden
5 personen
- 40
Dranken en fruit serveren
3 personen
- 41
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
- 42
Rustmoment begeleiden
4 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Buffet opbouwen
4 personen
- 45
Avondmaaltijd serveren
5 personen
- 46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 47
Servies verzamelen
3 personen
- 48
Avondspel begeleiden
6 personen
- 49
Avondsnack serveren
3 personen
- 50
Afscheidsmoment begeleiden
4 personen
- 51
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen
- 52
Medicatie en persoonlijke spullen uitgeven
2 personen
Nazorg
- 53
Afval verzamelen
3 personen
- 54
Servies afwassen
3 personen
- 55
Keuken schoonmaken
2 personen
- 56
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
- 57
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
- 58
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 59
Decoratie verwijderen
2 personen
- 60
Materialen inventariseren
2 personen
- 61
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 62
Gevonden voorwerpen terugbrengen
- 63
Deelnemersinformatie verwijderen
- 64
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
- Rustbankenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
- Koelthermometersaantal 2
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Polsbandjesaantal 40
Sportmateriaal
- Zachte ballenaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 8
- Springtouwenaantal 8
- Spelkaartenaantal 4
- Gezelschapsspellenaantal 6
- Tekentafelsaantal 4
- Kleurpotlodensetsaantal 8
- Knutselmattenaantal 8
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg vóór de uitnodigingen vast hoeveel deelnemers elke begeleider veilig kan ondersteunen. Plan daarna de werving van begeleiders en vrijwilligers, zodat je niet pas na de aanmeldingen ontdekt dat er gaten in het rooster zitten.
- Vraag medische informatie, medicatieafspraken, toestemmingen en noodcontacten meteen bij de aanmelding uit. Plan een controletermijn van uiterlijk twee weken vóór de start; ontbrekende gegevens kun je dan nog gericht opvragen.
- Maak het dagprogramma pas definitief nadat je toegankelijkheid, rustmomenten en begeleiding per activiteit hebt gecontroleerd. Zet per onderdeel een verantwoordelijke begeleider en een alternatief klaar voor deelnemers die niet kunnen meedoen.
- Bepaal cateringhoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders, inclusief dieetwensen. Regel vers fruit en brood kort voor de start en controleer of koelboxen, koelelementen en warmhoudbakken beschikbaar zijn.
- Open de locatie minstens 90 minuten vóór ontvangst. Ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen klaar, richt een herkenbare ontvangstruimte in en leg naamkaartjes of polsbandjes klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet je een zorgkamp organiseren en voorbereiden?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, ruimtes en begeleiding. Verzamel medische gegevens, toestemmingen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor de start, zodat er tijd is om ontbrekende informatie na te vragen.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een zorgkamp?
- Dat hangt af van de ondersteuningsbehoefte en het aantal deelnemers; bepaal de verhouding vóór je uitnodigingen verstuurt. Maak vervolgens een rooster per activiteit en plan minstens 1 reservebegeleider per dagdeel.
- Wanneer verzamel je medische informatie voor een zorgkamp?
- Vraag medische informatie, medicatieafspraken en noodcontacten tegelijk met de aanmelding op. Controleer de complete gegevens uiterlijk 14 dagen vóór het kamp en bespreek wijzigingen opnieuw met de verantwoordelijke begeleiding.
- Hoe richt je een zorgkamp in op de eerste dag?
- Open de locatie ongeveer 90 minuten vóór de ontvangst. Richt een rustige ontvangst- en rustplek in, controleer de toegankelijkheid en zet tafels, stoelen, naamkaartjes en benodigde materialen klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!