Organiser un camp de soins, étape par étape
Un camp de soins se prépare d’abord autour des personnes, puis autour du lieu et du matériel. Commence par fixer la date et le programme, réserver des espaces accessibles et recruter les accompagnateurs nécessaires. Traite ensuite les inscriptions, les informations médicales, les rendez-vous de médicaments et les contacts d’urgence. Les derniers jours servent à confirmer les réservations, ajuster les repas et vérifier que chaque personne sait où aller et qui contacter.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
- 3
Recruter des accompagnateurs et des bénévoles
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 7
Collecter les informations médicales
2 personnes
- 8
Vérifier les autorisations
2 personnes
- 9
Noter les rendez-vous pour les médicaments
2 personnes
- 10
Recueillir les contacts d'urgence
- 11
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
- 12
Élaborer le programme de la journée
3 personnes
- 13
Préparer les activités
3 personnes
- 14
Confirmer les réservations
- 15
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 16
Finaliser la liste de courses
2 personnes
- 17
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
- 18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 19
Vérifier le matériel
2 personnes
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Récupérer les fruits frais et le pain
2 personnes
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Aérer les espaces
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
- 26
Aménager les salles d’activités
4 personnes
- 27
Aménager l’espace de repos
2 personnes
- 28
Installer la décoration
2 personnes
- 29
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 30
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
- 31
Préparer le repas du soir
3 personnes
- 32
Préparer la liste des présences
- 33
Ranger les médicaments en toute sécurité
2 personnes
- 34
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Événement
- 35
Enregistrer les participants
4 personnes
- 36
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 37
Accompagner le programme d'accueil
4 personnes
- 38
Expliquer la répartition des groupes
3 personnes
- 39
Animer l’activité de знакомства
5 personnes
- 40
Servir les boissons et les fruits
3 personnes
- 41
Encadrer l'activité créative
5 personnes
- 42
Animer la pause
4 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Monter le buffet
4 personnes
- 45
Servir le dîner
5 personnes
- 46
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 47
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 48
Animer le jeu du soir
6 personnes
- 49
Servir la collation du soir
3 personnes
- 50
Animer le moment d’au revoir
4 personnes
- 51
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes
- 52
Distribuer les médicaments et les effets personnels
2 personnes
Suivi
- 53
Rassembler les déchets
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 56
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
- 57
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 58
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Inventorier le matériel
2 personnes
- 61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 62
Rapporter les objets trouvés
- 63
Supprimer les informations des participants
- 64
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
- Bancs de reposqté 4
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
- Pichets de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Saladiersqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Thermomètres de réfrigérationqté 2
Décoration
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 60
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 40
- Braceletsqté 40
Matériel de sport
- Balles souplesqté 8
- Cônesqté 20
- Cerceauxqté 8
- Cordes à sauterqté 8
- Cartes de jeuqté 4
- Jeux de sociétéqté 6
- Tables à dessinqté 4
- Sets de crayons de couleurqté 8
- Tapis de bricolageqté 8
Nettoyage
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balais à mainqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commence les inscriptions dès que la date et le programme sont fixés. Demande en même temps les besoins alimentaires, les informations médicales, les contacts d’urgence et les autorisations nécessaires : relancer ces éléments séparément à la dernière minute prend beaucoup de temps.
- Répartis les accompagnateurs avant d’envoyer les informations finales aux participants. Pour chaque personne, indique clairement le référent prévu, les besoins d’accessibilité et les rendez-vous liés aux médicaments.
- Vérifie l’accessibilité du lieu sur place, pas seulement sur le plan. Contrôle les cheminements, les sanitaires, les espaces de repos avec bancs et l’installation des tables et des chaises avant l’arrivée du groupe.
- Prépare la restauration à partir du nombre d’inscrits confirmé et des régimes recueillis. Fais les courses après avoir finalisé les quantités, puis récupère les fruits frais et le pain le plus près possible du jour prévu.
- Consacre le dernier contrôle au matériel qui bloque réellement la journée : rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires, glacières, microphone et matériel d’activités. Ouvre le lieu en avance, aère les espaces et installe l’accueil avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un camp de soins ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, recruter les accompagnateurs et traiter les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les courses et la vérification du matériel.
- Quand demander les informations médicales des participants ?
- Demande-les dès l’inscription, idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Fixe une date limite au plus tard 10 jours avant l’événement afin de noter les rendez-vous pour les médicaments et d’organiser l’accompagnement.
- Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir pour un camp de soins ?
- Le nombre dépend des besoins d’accompagnement, de la mobilité et des activités prévues. Établis la répartition au moins 2 semaines à l’avance et prévois une personne de remplacement pour les absences de dernière minute.
- Quand confirmer le traiteur et les quantités de repas ?
- Confirme les réservations et les quantités environ 7 jours avant le camp, après la clôture des inscriptions. Vérifie alors les allergies, les besoins alimentaires et les horaires de service pour éviter les changements le jour même.
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