Zo organiseer je een zorgconferentie zonder losse eindjes

Begin met het doel, de datum en het programma van de zorgconferentie. Leg daarna de locatie, sprekers en reserveringen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Tijdens de aanmeldperiode verzamel je niet alleen namen, maar ook dieetwensen en informatie over toegankelijkheid. In de laatste weken controleer je presentaties, deelnemerslijst, catering en techniek. Op de dag zelf heb je vooral baat bij een duidelijk registratiepunt, een getest presentatiesysteem en een team met vaste taken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Reserveringen maken
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Aanmeldbevestigingen versturen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toegankelijkheid inventariseren
10
Sprekersinformatie verzamelen
11
Presentaties ontvangen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Deelnemerslijst controleren
14
Naambadges ontwerpen
15
Naambadges printen
2 personen
16
Hand-outs printen
2 personen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Techniek controleren
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
20
Routebeschrijving versturen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
27
Zaalindeling uitzetten
3 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Naambadges klaarleggen
2 personen
32
Ontvangstbalie bewegwijzeren
33
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
34
Projector en scherm plaatsen
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Buffetruimte inrichten
3 personen
40
Hapjes presenteren
2 personen
41
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
45
Opening aankondigen
46
Sprekers begeleiden
2 personen
47
Tijdschema bewaken
48
Presentaties bedienen
49
Microfoons beheren
50
Vragen uit de zaal begeleiden
51
Pauzedrankjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Dinerbuffet openen
2 personen
55
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies inzamelen
2 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Vertrek begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Restanten veilig opbergen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
2 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten controleren
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Sprekers bedanken
73
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Lessenaar
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Klikkeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 2
Wifi-hotspot
Presentatiestandaard

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Waterglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Diepe bordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 8
Buffetwarmhoudersaantal 4
Isolatiekannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Badgehoudersaantal 90
Tafelnummersaantal 12
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 90

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-spotsaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je de uitnodiging opstelt. Vraag sprekers direct om hun titel, bio, presentatievorm en definitieve presentatie; controleer alle bestanden uiterlijk 3 werkdagen vooraf.
Maak de aanmelding concreet met een sluitingsdatum en vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheid en eventuele ondersteuning. Controleer de deelnemerslijst 2 dagen voor de conferentie en zet wijzigingen door naar de catering.
Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, klikker, microfoons en luidsprekers op locatie. Neem naast de benodigde kabels ook stekkerdozen, verlengkabels en een reserveoplossing voor wifi mee.
Richt de ontvangst in met een registratietafel, deelnemerslijst en naambadges. Leg stoelen, tafels, kapstokken en bewegwijzering zo neer dat de route naar zaal, toiletten en uitgang duidelijk blijft.
Laat de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste deelnemer openen. Gebruik dat tijdsblok voor het klaarzetten van hand-outs, het koelen van dranken, het voorbereiden van hapjes en een volledige doorloop van het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zorgconferentie?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Benader sprekers meteen, omdat hun beschikbaarheid vaak de planning bepaalt. Verstuur uitnodigingen zodra de hoofdlijnen vaststaan en houd minimaal 2 weken aan voor aanmeldingen.
Wanneer moet je sprekers voor een zorgconferentie benaderen?: Benader sprekers idealiter 3 tot 6 maanden voor de conferentie. Vraag uiterlijk 3 werkdagen voor het evenement om hun definitieve presentatie, titel en praktische informatie. Zo kun je het programma, de hand-outs en de techniek nog controleren.
Hoe regel je toegankelijkheid bij een zorgconferentie?: Vraag bij de aanmelding welke ondersteuning deelnemers nodig hebben en sluit die inventarisatie minstens 2 weken voor de conferentie. Controleer daarna de route, zaalindeling en beschikbare voorzieningen. Plan vóór opening een korte controle van entree, doorgangen en zitplaatsen.
Wanneer bestel je catering voor een zorgconferentie?: Bestel de catering zodra het grootste deel van de aanmeldingen binnen is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en aantallen uiterlijk 5 werkdagen voor de conferentie door. Controleer de definitieve deelnemerslijst nog één keer 2 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.