Zo organiseer je een zomermarkt zonder last-minute chaos

Begin niet met boodschappen of decoratie, maar met datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de marktindeling vast, benader je kraamhouders en registreer je hun inschrijvingen. Controleer vervolgens stroom, reserveringen en dieetwensen voordat je uitnodigingen en praktische informatie verstuurt. In de laatste dagen draait alles om weersverwachting, gekoelde dranken, kassa’s en een opbouwvolgorde waarmee tenten, tafels en kraamlabels op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Marktindeling maken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Inschrijvingen registreren
6
Kraamindeling bevestigen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Weersverwachting controleren
13
Kraamhouders informeren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Kassa voorbereiden
2 personen
18
Kramen nummeren
2 personen
19
Terrein afzetten
3 personen
20
Tenten opbouwen
4 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Decoratie ophangen
3 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Kraamlabels plaatsen
2 personen
26
Verkooptafels inrichten
6 personen
27
Catering voorbereiden
4 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Geldkassa vullen
2 personen
30
Toiletten controleren
31
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
32
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

33
Bezoekers verwelkomen
3 personen
34
Kassa beheren
2 personen
35
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Toiletten bijvullen
41
Lichtcontrole uitvoeren
42
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

43
Kassa afsluiten
2 personen
44
Kraamhouders uitlaten
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Tenten afbreken
4 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Terrein schoonmaken
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Materialen controleren
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Krattenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opslagbakken serviesaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opslagbakken voedselaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkledenaantal 14
Kraamnaambordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je kraamhouders definitief bevestigt. Nummer de kramen en zet looproutes, stroompunten en eventuele tenten op de plattegrond, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
Vraag dieetwensen en benodigdheden uiterlijk een week vooraf uit. Zo kun je voedsel, servies en opslagbakken per kraam voorbereiden en voorkom je dat een kraamhouder op de dag zelf nog een aansluiting of extra tafel nodig heeft.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst terrein afzetten, daarna tenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen en pas daarna decoratie, labels en pijlborden ophangen. Reserveer hiervoor minstens 2 uur bij een kleine markt en langer als meerdere tenten nodig zijn.
Controleer stroompunten en test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers en betaalterminals vóór de markt opent. Eén ontbrekende aansluiting kan tegelijk de koffie, verlichting en betaling van meerdere kramen stilleggen.
Kijk 48 uur vooraf opnieuw naar de weersverwachting en informeer kraamhouders direct bij wijzigingen. Zet partytenten, tafelkleden, kraamnaamborden en opslagbakken zo klaar dat je bij wind of regen snel kunt aanpassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomermarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Plan de marktindeling en inschrijvingen uiterlijk 3 weken vooraf definitief.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een zomermarkt?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de markt. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer de voorwaarden direct bij het vastleggen van het terrein.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zomermarkt op te bouwen?: Reken voor een kleine markt op minimaal 2 uur opbouwtijd en plan extra tijd voor meerdere tenten of stroompunten. Zet tenten en tafels eerst neer en plaats kraamlabels en decoratie pas wanneer de indeling klopt.
Wanneer controleer je het weer voor een zomermarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Informeer kraamhouders meteen over wijzigingen en houd tenten, tafelkleden en opslagbakken beschikbaar voor wind of regen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.