Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute gedoe

Begin een zomerfeest niet met decoratie, maar met de gastenlijst, het terrein en een plan voor slecht weer. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en leg daarna pas de definitieve hoeveelheden eten, drinken en servies vast. Controleer reserveringen en de weersverwachting enkele dagen vooraf. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, tafels en verlichting op; daarna richt je buffet, drankpunt en muziek in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Weersverwachting controleren
6
Reserveringen bevestigen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Hapjes voorbereiden
3 personen
11
Decoratie sorteren
2 personen
12
Muziek afspeellijst maken
13
Gastenlijst afdrukken
14
Terrein controleren
2 personen
15
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Buffettafels opstellen
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
22
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
24
Hapjes op schalen leggen
3 personen
25
Allergeneninformatie plaatsen
26
Toiletten controleren
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
28
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Barbecue bedienen
3 personen
35
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
36
Servies inzamelen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Muziek en verlichting bedienen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
42
Decoratie verwijderen
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
47
Terrein schoonmaken
3 personen
48
Apparatuur schoonmaken
2 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 13

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 13

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week voor het feest uit en zet allergeneninformatie bij de betreffende gerechten. Zo hoef je op de dag zelf niet meer te gokken wat iemand kan eten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of je extra partytenten nodig hebt. Bouw tenten en zet tafels minstens drie uur voor aankomst op, zodat er tijd blijft voor een alternatief bij wind of regen.
Koel dranken niet pas tijdens het feest: vul de koelboxen minimaal vier uur vooraf en houd water apart beschikbaar. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon.
Maak het buffet in twee stappen klaar. Zet tafels, tafelkleden en serveerschalen eerst neer; leg hapjes, borden en serveerbestek pas vlak voor de start uit, zodat eten minder lang buiten staat.
Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten komen. Hang lichtsnoeren vóór het donker op en controleer of kabels geen looproutes kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerfeest organiseren?: Stuur de uitnodigingen ongeveer vier tot zes weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk één week voor het feest; bevestig reserveringen en de boodschappen daarna definitief.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een zomerfeest controleren?: Controleer het weer zeven dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur voor het feest. Neem dan de beslissing over partytenten, indeling en een plan voor regen of harde wind.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld één tot twee drankjes per persoon per uur aanhouden; zorg daarnaast voortdurend voor gekoeld water.
Wanneer zet je het buffet klaar voor een zomerfeest?: Zet buffettafels en serveerschalen ongeveer één tot twee uur vooraf klaar. Leg gekoelde of kwetsbare hapjes, borden en bestek pas 15 tot 30 minuten voor aanvang neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.