Zo organiseer je een zeilwedstrijd
Begin met de wedstrijdlocatie, het format en de vergunning; pas daarna leg je de praktische uitvoering vast. Een zeilwedstrijd staat of valt met een duidelijke wedstrijdbaan, een veiligheidsboot en mensen die hun rol kennen. Open de inschrijving vroeg, zodat je deelnemersgegevens, startgelden en dieetwensen tijdig kunt controleren. In de laatste week draait alles om weersverwachting, materiaal en een korte deelnemersbrief met de definitieve startlijst en wedstrijdinstructies.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdvergunning aanvragen
- 3
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
- 4
Wedstrijdbaan uitzetten
2 personen
- 5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 6
Veiligheidsboot vastleggen
- 7
Juryleden vastleggen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Startgelden innen
2 personen
- 15
Startlijst opstellen
2 personen
- 16
Wedstrijdinstructies schrijven
2 personen
- 17
Prijzen bestellen
- 18
Catering bestellen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Deelnemersbrief versturen
- 21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 22
Materiaal controleren
2 personen
- 23
Prijzen en nummers klaarleggen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Wedstrijdformulieren printen
- 28
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 29
Terrein inspecteren
2 personen
- 30
Wedstrijdbaan controleren
3 personen
- 31
Veiligheidsboot controleren
2 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
- 33
Partytenten opbouwen
4 personen
- 34
Registratietafel inrichten
2 personen
- 35
Finish- en startlijn plaatsen
3 personen
- 36
Boeien te water laten
3 personen
- 37
Vlaggen ophangen
2 personen
- 38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 39
Catering klaarzetten
3 personen
Event
- 40
Deelnemers registreren
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Wedstrijdinstructies toelichten
2 personen
- 43
Veiligheidsuitrusting controleren
3 personen
- 44
Startprocedure uitvoeren
3 personen
- 45
Wedstrijd begeleiden
5 personen
- 46
Rondetijden registreren
2 personen
- 47
Veiligheidsboot bemannen
2 personen
- 48
Finishers registreren
2 personen
- 49
Dranken serveren
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Hapjes serveren
2 personen
- 52
Uitslagen controleren
2 personen
- 53
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 54
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 55
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
- 56
Servies afruimen
3 personen
- 57
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 58
Boeien uit het water halen
3 personen
- 59
Wedstrijdboot ontschepen
2 personen
- 60
Start- en finishmateriaal verwijderen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 62
Partytenten afbreken
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Terrein schoonmaken
4 personen
- 65
Afval afvoeren
2 personen
- 66
Materiaal drogen en opbergen
3 personen
- 67
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 68
Uitslagen publiceren
- 69
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Registratietafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Boeienaantal 8
- Ankersaantal 8
- Ankerlijnenaantal 8
- Startvlaggenaantal 6
- Finishvlag
- Wedstrijdklok
- Stopwatchesaantal 4
- Startnummersaantal 40
- Reservezeilenaantal 2
- Landvastenaantal 10
- Peddelsaantal 4
Veiligheid
- Reddingsvestenaantal 12
- Reddingsboeienaantal 4
- Reddingslijnenaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Fluitjesaantal 8
- Waterdichte portofoonsaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Waterdichte opbergkoffersaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Decoratie
- Bannersaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Prijzen en bekersaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handzeepaantal 4
- Desinfecterende gelaantal 4
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de baan vast voordat je de inschrijving opent. Vermeld bijvoorbeeld het aantal starts, de verwachte duur per start en wanneer deelnemers zich op de registratietafel melden.
- Regel veiligheid niet als laatste. Leg minimaal vier weken vooraf de veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, EHBO-koffers en waterdichte portofoons vast en zet per post één verantwoordelijke aan.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna namen, bootgegevens, dieetwensen en betaalde startgelden, zodat de startlijst en deelnemersbrief niet op de wedstrijddag ontstaan.
- Plan de vrijwilligersindeling per tijdsblok. Geef juryleden, baanposten en registratie elk een aankomsttijd die minstens 60 minuten vóór de eerste start ligt; dan kun je boeien, ankers, vlaggen en wedstrijdklok nog testen.
- Controleer het weer 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Maak vooraf duidelijk wie bij harde wind of onweer beslist over uitstel, een aangepaste baan of afgelasting en hoe je deelnemers bereikt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de locatie, vergunning, het wedstrijdformat en de veiligheidsboot; open daarna de inschrijving.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een zeilwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die week om deelnemersgegevens te controleren, startgelden te innen, de startlijst te maken en dieetwensen aan de catering door te geven.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zeilwedstrijd?
- Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers, verdeeld over registratie, jury, baan, veiligheid en catering. Laat iedereen uiterlijk 60 minuten voor de eerste start aanwezig zijn voor de briefing.
- Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf voor de planning en opnieuw 3 uur voor de start voor de definitieve beslissing. Leg vast wie de beslissing neemt en informeer deelnemers direct bij uitstel of wijziging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!