Een zeilwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met de wedstrijddatum, de jachthaven en het vaarwater. Daarna leg je vergunningen, veiligheid en het wedstrijdreglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Werk vervolgens het parcours, de start- en finishtijden en de bezetting op het water uit. In de laatste fase draait alles om bevestigde bemanningen, materiaalcontrole, weersverwachting en een duidelijke briefing. Zo voorkom je dat een ontbrekende reserveboot of onduidelijke startprocedure op de wedstrijddag problemen veroorzaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Jachthaven reserveren
3
Wedstrijdvergunning aanvragen
4
Vaarwater aanmelden
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
7
Parcours ontwerpen
2 personen
8
Start- en finishtijden bepalen
2 personen
9
Deelnemerslijst openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bemanningen bevestigen
2 personen
15
Startnummers toewijzen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Weersverwachting controleren
18
Havenmeester informeren
19
Startschip reserveren
20
Reserveboot regelen
21
Juryleden aanwijzen
2 personen
22
Baancommissarissen aanwijzen
2 personen
23
EHBO-bezetting vastleggen
24
Vrijwilligersbriefing plannen
25
Wedstrijdformulieren printen
26
Deelnemersbadges maken
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Startschip controleren
2 personen
30
Reserveboot controleren
2 personen
31
Marifoons opladen
32
Boeien en ankers klaarleggen
3 personen
33
Weersverwachting definitief controleren
34
Wedstrijdleiding briefen
4 personen
35
Veiligheidsbemanning briefen
4 personen
36
Havenroute vrijmaken
3 personen
37
Boeien uitvaren
4 personen
38
Startschip positioneren
3 personen
39
Baancommissarissen positioneren
4 personen
40
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
41
Cateringpunt opbouwen
3 personen
42
Publiekszone afzetten
3 personen
43
Banners en vlaggen ophangen
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Inschrijvingen controleren
2 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
48
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
49
Boten naar de start begeleiden
4 personen
50
Startprocedure uitvoeren
4 personen
51
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
52
Baanmarkeringen bewaken
4 personen
53
Veiligheidsboot patrouilleren
3 personen
54
Deelnemers informeren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Finishes registreren
3 personen
59
Boten naar de steiger begeleiden
3 personen
60
Uitslag berekenen
2 personen
61
Prijsuitreiking presenteren
2 personen
62
Buffet aanvullen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Boeien en ankers ophalen
4 personen
66
Startschip terugbrengen
3 personen
67
Reserveboot terugbrengen
2 personen
68
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Cateringpunt afbreken
3 personen
71
Vlaggen en banners verwijderen
2 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Havenplein schoonmaken
4 personen
74
Toiletten controleren
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Marifoons opladen
77
Materiaal inventariseren
2 personen
78
Geleend materiaal retourneren
2 personen
79
Uitslag naar deelnemers sturen
80
Wedstrijdverslag publiceren
81
Foto's met deelnemers delen
82
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 12
Reddingsvestenaantal 50
Wedstrijdboeienaantal 6
Boeiankersaantal 6
Ankerlijnenaantal 6
Startvlag
Seinvlaggenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Windmetersaantal 2
Verrekijkersaantal 4
Waterdichte tassenaantal 8
Waterdichte kledingaantal 8

Apparatuur

Veiligheidsboot
Reserveboot
Marifoonsaantal 6
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummerbordenaantal 12
Bannersaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Prijzenbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Handzeepaantal 4
Desinfectiemiddelaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Afwasmiddelaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Keukenpapieraantal 8
Toiletpapieraantal 24
Handdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast: reserveer de jachthaven, vraag de wedstrijdvergunning aan en meld het vaarwater aan. Zonder die bevestigingen kun je deelnemers nog geen betrouwbare informatie geven.
Maak het veiligheidsplan vóór je het parcours definitief maakt. Wijs een veiligheidsboot, reserveboot, EHBO-bezetting en communicatiemiddelen aan; controleer bovendien of reddingsvesten en marifoons beschikbaar zijn.
Open de inschrijving zodra datum, parcoursopzet en starttijd bekend zijn. Vraag in het formulier meteen dieetwensen, bootgegevens en bemanningssamenstelling uit, zodat je startnummers en deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf kunt versturen.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 2 dagen voor de wedstrijd. Bespreek daar de taken van juryleden, baancommissarissen, het startschip en de veiligheidsboot, inclusief de betekenis van iedere seinvlag.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Print wedstrijdformulieren, leg waterdichte tassen en kleding klaar en test portofoons, marifoons, windmeters en de megafoon voordat de eerste boot vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de jachthaven, vergunning, het vaarwater, het veiligheidsplan en de inschrijving; plan de laatste materiaal- en weerscontrole in de 24 uur voor de start.
Wanneer vraag je een vergunning voor een zeilwedstrijd aan?: Vraag de wedstrijdvergunning aan zodra de datum, locatie en het vaarwater vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Controleer daarna of aanvullende informatie over parcours, veiligheidsboot of deelnemers moet worden aangeleverd.
Hoeveel veiligheidsboten heb je nodig bij een zeilwedstrijd?: Leg minimaal één veiligheidsboot vast en regel daarnaast één reserveboot. Het exacte aantal hangt af van het parcours, het aantal deelnemers en het vaarwater; bepaal dit in het veiligheidsplan vóór je de inschrijving opent.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een zeilwedstrijd?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin de start- en finishtijden, het wedstrijdreglement, het parcours, de startnummers, de haveninstructies en wat iedere bemanning zelf moet meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.