Organiser une régate sans rien laisser au hasard

Une régate se prépare dans un ordre précis : le lieu et les autorisations d’abord, puis le parcours, les règles et les inscriptions. Prévoyez ensuite la sécurité sur l’eau, les rôles du jury et des commissaires, ainsi que les moyens de communication. Les oublis les plus fréquents concernent le bateau de secours, les besoins alimentaires des équipages et les informations envoyées trop tard. Ce plan vous aide à répartir les 82 tâches et à réunir les 68 équipements nécessaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver la marina
3
Demander une autorisation de compétition
4
Inscrire les bateaux
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Établir le règlement du concours
2 personnes
7
Concevoir le parcours
2 personnes
8
Définir les heures de début et de fin
2 personnes
9
Ouvrir la liste des participants
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les équipages
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Informer le capitaine du port
19
Réserver le bateau de départ
20
Prévoir un bateau de secours
21
Désigner les membres du jury
2 personnes
22
Désigner les commissaires de piste
2 personnes
23
Assurer la présence des secours
24
Planifier le briefing des bénévoles
25
Imprimer les formulaires de match
26
Créer les badges des participants
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Vérifier le bateau de départ
2 personnes
30
Vérifier le bateau de réserve
2 personnes
31
Recharger les radios portatives
32
Préparer les bouées et les ancres
3 personnes
33
Vérifier définitivement les prévisions météo
34
Briefer l'organisation de la compétition
4 personnes
35
Briefer l'équipe de sécurité
4 personnes
36
Dégager l'itinéraire du port
3 personnes
37
Mettre les bouées à l’eau
4 personnes
38
Positionner le navire de départ
3 personnes
39
Positionner les commissaires de piste
4 personnes
40
Installer la table d’inscription
2 personnes
41
Monter le point de restauration
3 personnes
42
Délimiter la zone du public
3 personnes
43
Accrocher les bannières et les drapeaux
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Vérifier les inscriptions
2 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
48
Donner le briefing de la compétition
2 personnes
49
Guider les bateaux vers le départ
4 personnes
50
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
51
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
52
Surveiller les marquages de piste
4 personnes
53
Patrouiller le bateau de sécurité
3 personnes
54
Informer les participants
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Enregistrer les arrivées
3 personnes
59
Guider les bateaux vers le ponton
3 personnes
60
Calculer les résultats
2 personnes
61
Animer la remise des prix
2 personnes
62
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
63
Vider les poubelles
2 personnes
64
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

65
Récupérer les bouées et les ancres
4 personnes
66
Ramener le bateau de départ
3 personnes
67
Rapporter le bateau de réserve
2 personnes
68
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter le point de restauration
3 personnes
71
Retirer les drapeaux et les bannières
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la place du Port
4 personnes
74
Vérifier les toilettes
2 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes
76
Recharger les radios portatives
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Envoyer les résultats aux participants
80
Publier le compte rendu du match
81
Partager les photos avec les participants
82
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Voiliersqté 12
Gilets de sauvetageqté 50
Bouées de compétitionqté 6
Ancres de bouéeqté 6
Lignes d’ancrageqté 6
Drapeau de départ
Drapeaux de signalisationqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Anémomètresqté 2
Jumellesqté 4
Sacs étanchesqté 8
Vêtements imperméablesqté 8

Équipement

Bateau de sécurité
Bateau de réserve
Radiosqté 6
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux de dossardqté 12
Bannièresqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Nappesqté 8
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 12

Nettoyage

Sacs poubelleqté 40
Savon pour les mainsqté 4
Désinfectantqté 3
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Liquide vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Essuie-toutqté 8
Papier toiletteqté 24
Serviettesqté 12
Balaiqté 2
Raclette de solqté 2
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la marina et l’autorisation de compétition avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces trois éléments, vous risquez de devoir modifier le parcours ou les horaires après l’inscription des bateaux.
Fixez les heures de début et de fin, puis envoyez un règlement avec le parcours, les numéros de départ et les consignes de sécurité. Transmettez ces informations aux participants au moins 7 jours avant la régate.
Prévoyez deux moyens de secours sur l’eau : un bateau de sécurité opérationnel et un bateau de réserve. Vérifiez aussi les gilets de sauvetage, les radios, les talkies-walkies et les sacs étanches avant le briefing.
Contrôlez les prévisions météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Désignez une personne chargée de décider d’un report et informez immédiatement le capitaine du port et les équipages.
Réunissez les bénévoles avant le jour J et distribuez les rôles du jury, des commissaires de piste et des secours. Imprimez les formulaires de match et testez l’imprimante, les rallonges et les multiprises avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la marina, demander l’autorisation, définir le parcours et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et le briefing des bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des bateaux ?: Ouvrez-les dès que la date, la marina, le règlement et les horaires sont validés, idéalement 4 à 6 semaines avant la régate. Fixez une date limite environ 10 jours avant le départ pour confirmer les équipages et attribuer les numéros.
Quand vérifier la météo avant une régate ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde 6 heures avant le départ. Comparez le vent et les conditions prévues avec votre plan de sécurité avant de confirmer le parcours.
Combien de bateaux de sécurité faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un bateau de sécurité et un bateau de réserve pour pouvoir intervenir ou remplacer une embarcation défaillante. Confirmez leurs équipages, leurs radios et leur disponibilité au plus tard la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.